Mit den Boards haben Sie die Möglichkeit, eigene Wertschöpfungsketten in FLOWFACT zu erstellen. Die von Ihnen gewünschten Datensätze laufen hierbei anhand eines Idealprozesses, die von Ihnen bestimmten Phasen durch.
Sie können bestimmen, nach welchen Kriterien Daten automatisch einem Board zugeordnet werden und nach welchen diese durch die Phasen wandern.
An jede Phasen können Automationen gekoppelt werden, welche von FLOWFACT automatisch ausgeführt werden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Wechseln Sie über den Button "Anpassen" in den Bearbeitungsmodus der Navigation.
Hinweis! Diese Option steht nur mit administrativen Berechtigungen und nur in FLOWFACT Unlimited zur Verfügung.
2. Wählen Sie den Bereich aus, dem Sie das neue Board unterordnen möchten. Klicken Sie anschließend auf das Plus-Symbol
Für weiterführende Informationen zur Anpassung der Navigation finden Sie auf der folgenden Webseite: Navigation im Menü anpassen
3. Wählen Sie anschließend die Option Board verknüpfen
4. In dem darauf folgenden Fenster können Sie nun die Bezeichnung des neuen Menüpunkts bestimmen. Mit der Auswahl der Option "+ Neues Board:[...]" wird das neue Board erstellt.
Hinweis! Über das entsprechende Feld können Sie ebenso bereits erstellte Boards auswählen
5. Jetzt wählen Sie ein Schema für das Board aus. Dies bestimmt, welche Art von Datensätzen in Ihrem neuen Board verarbeitet werden.
Dies können zum Beispiel Kontakte, Immobilien oder Aufgaben sein. Darüber hinaus können Sie an dieser Stelle ein komplett neues Schema per "+ Neues Schema:[...]" erstellen.
6. Im Folgenden können Sie Ihr neues Board direkt bearbeiten. Benennen Sie Ihren ersten Step, indem Sie auf "Beispiel-Step (unbenannt)" klicken.
7. Fügen Sie einen oder mehrere Steps dem Board per "+ Step hinzufügen" hinzu.
8. Mit "+Bedingung" können Sie bestimmen, nach welchen Kriterien Datensätze automatisch dem zugehörigen Step zugeordnet werden.
Wählen Sie die Option zukünftigen, wenn diese automatisch Zuordnung nur auf neue Datensätze angewandt werden soll.
Bei zukünftigen und bestehenden werden ebenso die bereits vorhandenen Datensätze berücksichtigt.
9. Im nächsten Fenster wählen Sie die entsprechenden Kriterien aus. Hier werden alle Daten des gewählten Schemas aufgelistet.
Tipp! Für Kontakte können Sie hier beispielsweise das Kriterium "Tags" auswählen.
Sobald ein Kriterium eingetragen wurde, können Sie zusätzlich weitere definieren. Per Drag 'n Drop der Einträge wird festgelegt, ob diese Bedingungen mit einer ODER- oder einer UND-Verknüpfung versehen sind.
10. Per "+ Ablaufe hinzufügen" legen Sie fest, ob eine Automation ausgelöst werden soll, sobald ein Datensatz diesen Step erreicht.
11. Fügen Sie der Liste mit "Ablauf hinzufügen" einen neuen Eintrag hinzu.
12. Benennen Sie den Ablauf.
13. Der Ablauf befindet sich zunächst immer im Status pausiert. Legen Sie den Schalter um, sobald Sie die Schritte vollständig definiert haben. Dadurch wird der Ablauf gestartet.
14. Mit einem Klick auf das "+" definieren Sie den Ablauf.
Zur Verfügung stehen Ihnen die Optionen:
- Datensatz löschen
- Interaktives Exposé versenden
- Daten ändern
- E-Mail schicken
- FLOWFACT API
- Aufgabe erstellen
- Datensatz holen
15. Mit "Speichern & Schließen" bestätigen Sie den Ablauf.
16. Wechseln Sie nun die Ansicht, um den Bearbeitungsmodus zu verlassen.
Somit ist Ihr erstes, eigenes Board fertiggestellt und Sie haben erfolgreich den zugehörigen Steps Automatismen zugewiesen, welche Sie zukünftig bei Ihren Arbeitsprozessen unterstützen können.
Abschließender Hinweis:
Es handelt sich hierbei um ein komplexes Werkzeug, mit dem sich viele Prozesse automatisiert durchführen lassen und das eine Übersicht über die durchgeführten Schritte bietet. Die oben gezeigten Beispiele stellen nur einen Bruchteil der Möglichkeiten dar.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Einrichtung eines eigenen Flywheels, samt automatisierter Abläufe. Senden Sie uns für einen Kostenvoranschlag bitte Ihre Anforderungen zu, wir benötigen folgende Informationen:
1. Zweck des neuen Flywheels
2. Welche Prozesse sollen automatisiert dargestellt werden?
3. Über welche Menüs soll das neue Kanban verfügbar sein?
Senden Sie uns hierzu bitte eine Mail an: service@flowfact.de
Bitte beachten Sie, dass unser Service-Desk keine Fehlerbehebungen in eigenen Kanbanboards oder Flywheels durchführen kann und eine Fehlerbehebung ggf. nur kostenpflichtig möglich ist.