Mithilfe der folgenden Anpassungen können Sie direkt aus einer E-Mail heraus eine Aufgabe erstellen und in der Aufgabe selbst die verknüpfte E-Mail einsehen.
Dies ermöglicht es Ihnen, Vorgänge im Zusammenhang einer eingehenden E-Mail abzubilden.
Hinweis! Sie benötigen administrativen Zugriff auf Ihr FLOWFACT, um diese Anpassungen vornehmen zu können.
E-Mails erweitern
Zunächst erweitern wir die E-Mails um ein zusätzliches Feld.
1. Öffnen Sie die "Einstellungen".
2. Öffnen Sie den Bereich "Tools & Integrationen".
3. Klicken Sie auf "Tools".
4. Öffnen Sie die "Schemas".
5. Klicken Sie auf "ERWEITERUNGEN".
6. Fügen Sie eine neue Erweiterung mit "Erweiterung erstellen" der Liste hinzu.
7. Geben Sie der neuen Erweiterung einen Namen. Diese könnte "Vorgangsaktivität" lauten.
8. Weisen Sie diese Erweiterung dem Schema "E-Mail" zu.
Die neue Erweiterung erscheint nun in der Liste.
9. Wählen Sie diese aus.
10. Klicken Sie auf "Neues Feld hinzufügen", um der Erweiterung ein Datenfeld hinzuzufügen.
11. Klicken Sie auf "Neues Feld erstellen".
12. Wählen Sie als Typ die "Schemaverknüpfung".
13. Benennen Sie jetzt das neue Feld. Dies kann Verknüpfte Aufgabe lauten.
Hinweis! Der Technische Name wird automatisch befüllt.
14. Wählen Sie "Taskboard/Aufgaben" als zugehöriges Schema aus.
15. Bestätigen Sie die Angaben mit "Speichern".
Das neue Feld steht jetzt für die E-Mails zur Verfügung.
Das neue Feld zuweisen
Nun müssen wir das neue Feld noch den E-Mails zur Verfügung stellen. Hierzu bleiben wir in den Schemas und wechseln in der Ansicht auf "Schemas".
1. Dort suchen wir nach dem Schema "E-Mail" und wählen dieses aus.
Tipp! Nutzen Sie die Suche, um den gewünschten Eintrag schnell zu finden.
Der Hinweis Besitzt Erweiterung deutet bereits darauf hin, dass dieses Schema erweitert wurde.
2. Öffnen Sie den Reiter "ANSICHTEN".
3. Klicken Sie auf die Ansicht "E-Mail".
4. Dort können Sie nun per Drag n' Drop das neue Feld Verknüpfte Aufgaben zur rechten Seite rüber ziehen. Hierzu können Sie den bereits bestehenden Bereich Verlinkungen verwenden.
5. Bestätigen Sie die Änderungen mit "Speichern".
Das Feld der Übersicht hinzufügen
Im nächsten Schritt bestimmen wir nun, an welcher Stelle in den E-Mails das Feld ersichtlich sein soll.
1. Öffnen Sie hierzu eine beliebige E-Mail aus Ihrem Posteingang in FLOWFACT.
2. Sobald Sie sich auf der ÜBERSICHT der E-Mail befinden, können Sie mithilfe des "Stift"-Symbols diese bearbeiten.
3. Klicken Sie auf das "Stift"-Symbol der Detailansicht, um diese zu bearbeiten.
4. Klicken Sie auf "+ Kategorie hinzufügen", um einen neuen Bereich zu erstellen.,
Der Kategorie können Sie nun einen Namen geben. Diese könnte VORGANG lauten.
5. Wählen Sie nun die Kategorie "VERKNÜPFUNGEN".
6. Ziehen Sie das neu angelegte Feld Verknüpfte Aufgabe in den neuen Bereich.
7. Bestätigen Sie die Änderungen mit "Weiter".
8. Bestätigen Sie die Änderungen an der ÜBERSICHT.
Das neue Feld steht Ihnen jetzt in den E-Mails zur Verfügung. Darüber können Sie eine bestehende Aufgabe verknüpfen oder direkt eine neue erstellen.
Die vorgenommene Änderung gilt für alle E-Mails.
Vorgang in den Aufgaben einsehen können
Nun gilt es die Aufgaben so anzupassen, dass auch dort die Beziehung zu den E-Mails ersichtlich ist.
1. Öffnen Sie hierzu eine beliebige Aufgabe in Ihrem Taskboard.
2. Sobald Sie sich auf der ÜBERSICHT der Aufgabe befinden, können Sie mithilfe des "Stift"-Symbols diese bearbeiten.
3. Unterhalb der Widgets befindet sich ein "
"-Symbol mit dessen Hilfe sich der Ansicht ein weiteres Widget hinzufügen lässt.
4. Klicken Sie dort drauf und wählen Sie "Widget hinzufügen".
5. Wählen Sie das Widget "Verlinkte Daten" aus dem Widget Store.
6. Vergeben Sie nun einen passenden Titel für die Verlinkung. Diese könnte "Ursprüngliche E-Mail" lauten.
7. Als Schema wählen Sie "Taskboard/E-Mail".
8. Bei der "Verknüpfung" wählen Sie nun "Verknüpfte Aufgabe".
9. Nun können Sie angeben welche Spalten und Felder angezeigt werden sollen. Klicken Sie auf "+ Spalte hinzufügen", um eine neue Spalte zu erstellen und ziehen Sie dann die gewünschten Felder via Drag n' Drop an die gewünschte Stelle.
Eine mögliche Kombination wäre:
- Absender = "Absender" // E-Mail-Adresse
- Empfänger = "Empfänger" // E-Mail-Adresse
- Datum = "Empfangen am" // Datum
- Betreff = "Betreff" // Text
10. Bestätigen Sie die Änderungen mit "Weiter".
Sie können das neue Widget nun per Drag n' Drop an die gewünschte Stelle ziehen.
11. Bestätigen Sie die Änderungen an der ÜBERSICHT.
Nun wird Ihnen das Feld ebenfalls in den Aufgaben angezeigt. Die Anpassung gilt für alle Aufgaben.
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Dieser FAQ ist gültig für alle FLOWFACT Systeme, die vor dem 27.06.2022 eingerichtet wurden. Haben Sie Ihr FLOWFACT nach dem 27.6.2022 eingerichtet und möchten Anpassungen vornehmen, so kontaktieren Sie uns unter gerne unter service@flowfact.de. Bitte beachten Sie: Der Support für selbstständig angepasste FLOWFACT-Systeme kann nur unter Vorbehalt erfolgen. Je nach Fehlerbild können für das Beheben Kosten entstehen oder ggf. nur durch ein Entfernen der Anpassungen behoben werden |
