Diese Anleitung gilt für folgende FLOWFACT-Produkte: |
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Kontakte sind ein großer Bestandteil Ihres Geschäftserfolges. Umso wichtiger ist die richtige Anlage & Qualifikation des Kontaktes.
Inhaltsverzeichnis
- Kontakte erstellen
- Hinweise zur DSGVO
- Daten: Ausführlichere Informationen
- Multimedia-Bereich
- Kontakte löschen
Kontakte erstellen
Tipp: Sie möchten aus Kontaktdaten (z.B. aus einer E-Mailsignatur) auf schnellen Weg einen Kontakt erstellen, ohne die vorhandenen Daten händisch zu hinterlegen? Unter folgender Anleitung zeigen wir wie:
Kontakte aus der Zwischenablage anlegen
1. Klicken Sie im Menü CRM auf "Kontakte":
2. Um einen neuen Kontakt-Datensatz anzulegen, klicken Sie entweder auf die grüne Hinzufügen-Schaltfläche oder auf das grüne Plus-Symbol:
3. Übersicht: Eckdaten des Kontaktes einfügen
In der angezeigten Übersicht haben Sie die Möglichkeit, alle Eckdaten des Datensatzes zu betrachten und neue Angaben einzugeben. Mit einem Klick auf bereits hinterlegte Daten, lassen sich diese abändern. Über das "+"-Symbol rechts neben einem Eintrag fügen Sie z.B. eine zusätzliche Anschrift, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ein.
Es gibt keinen „Speichern“-Button, die eingegebenen Daten werden automatisch gespeichert
Hinweis 1: Die Telefonnummer im Kontakt muss im kanonischen Format und OHNE Leerzeichen eingetragen werden! Bsp: +4922199590113
Hinweis 2: Idealerweise hat das Kontaktbild ein Seitenverhältnis von 4:3 (insbesondere relevant für Immobilienbetreuer, damit das Kontaktbild im interaktiven Exposé optimal dargestellt wird)
Hinweise zur DSGVO
Bitte beachten Sie, dass bei einem händisch angelegten Kontakt noch keine Einwilligung gemäß der DSGVO vorliegt. Jeder Kontakt wird mit einer aktivem Kontaktsperre und ohne eine Aufbewahrungsfrist angelegt. Sie finden diese beiden Felder im Kontakt unter Daten>Weiteres:
Damit Sie Ihren Kontakt rechtssicher kontaktieren dürfen, gibt es zwei Möglichkeiten:
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DSGVO-Manager: Über den integrierten DSGVO-Manager in FLOWFACT können Sie direkt ein Mailing zur Abfrage und Aktualisierung der Einwilligung versenden. Ihre Kontakte haben dabei auch die Möglichkeit die Löschung Ihrer Daten zu beantragen, Änderungen zu hinterlegen oder die Daten einzusehen. Mehr hierzu erfahren Sie unter:
DSGVO, DSGVO Manager & DSGVO Cockpit
Hinweis: Es gibt für den DSGVO-Manager keine Serienmail-Funktion, es können nur DSGVO-Mailings an einzelne Kontakte versendet werden
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Landingpage: Der Link zur Landingpage kann als Serienmail versendet werden und bietet den Vorteil, dass Ihre Kontakte nicht nur ihre Einwilligung gemäß DSGVO erteilen, sondern auch Suchprofile anlegen und bearbeiten können. Sowohl die Suchprofile als auch die Einwilligungen werden automatisiert in Ihr FLOWFACT übertragen. Mehr hierzu erfahren Sie unter:
Landingpage für Interessent:innen - Suchprofile durch Interessent:innen anlegen und bearbeiten
Wichtig: Sobald die DSGVO-Einwilligung vorliegt müssen die Felder "Kontaktsperre" und "Aufbewahrungsfrist" händisch korrigiert werden. Es gibt in FLOWFACT keinen Automatismus hierfür.
Daten: Ausführlichere Informationen
In der ausführlichen Ansicht "Daten" können neben den allgemeinen Eckdaten weitere Details zu einem Kontakt hinzugefügt werden. Dazu stehen Ihnen die Reiter „Informationen“, „Dokumente“ und „Weiteres“ zur Verfügung.
Multimedia-Bereich
Im Multimedia-Bereich können Sie wichtige Dateien zu Ihrem Kontakt hinterlegen, klicken Sie hierzu auf "Dateien hochladen", um von Ihrem Computer Dateien zu laden:
Kontakte löschen
Generell empfehlen wir, Kontakte nicht zu löschen, sondern für Ihre Nachweise zu archivieren.
Wie Sie Ihre Kontakte archivieren können, finden Sie HIER.
Sollten Sie dennoch einen Kontakt aus Ihrem System löschen wollen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Öffnen Sie das Menü CRM > Kontakte
- Suchen Sie und markieren Sie den zu löschenden Kontakt (1)
- wählen Sie in der Leiste oben "Löschen" aus (2)
- Bestätigen Sie die Frage, ob Sie diesen Kontakt wirklich löschen möchten, mit "Löschen"
Alternativ können Sie auch im geöffneten Kontakt den Löschen-Button verwenden:
Hinweis: Die verknüpften Suchprofile, Nachweise und E-Mails werden nicht mit gelöscht. Wie Sie einen versehentlich gelöschten Kontakt wiederherstellen, erfahren Sie in folgender Anleitung:
Gelöschte Daten wiederherstellen