Diese Anleitung gilt für folgende FLOWFACT-Produkte:

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Inhalt

1. Installieren des Add-Ins auf einem neuen Gerät
2. Add-In Funktionen
3. Fehlerbehebung
4. Systemanforderungen
5. Anmerkungen

1.Installieren des Add-Ins auf einem neuen Gerät

• Voraussetzungen

FLOWFACT für Outlook ist für Benutzer von Exchange, Outlook.com und Office 365 mit installierbaren Outlook-Anwendungen und außerdem im Internet verfügbar. Wie jedes Outlook-Add-In ist FLOWFACT mit einem Benutzerkonto verbunden, d.h. durch die Installation auf einem Gerät wird FLOWFACT auf die anderen Geräte des Benutzers aufgespielt.

Das Add-In benötigt eine Internetverbindung. Andernfalls wird die Meldung "Es tut uns leid, aber die Verbindung zum Internet ist verloren" angezeigt, und alle anderen Funktionen sind nicht zugänglich. Es ist auch erforderlich, sich auf https://apps.flowfact.com/ zu registrieren, um die Benutzerdaten zu erhalten, die für den Anmeldevorgang im Add-In benötigt werden.

• Installations Schritte

Wenn das Add-In bereits für Ihr Konto installiert ist, sollte es in der Outlook-Leiste angezeigt werden, wie unten dargestellt:

Um FLOWFACT zu installieren, folgen Sie den Schritten:

• Öffnen Sie die Outlook-Anwendung und melden Sie sich am Outlook/O365/Exchange-Postfach an.
• Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Add Ins abrufen

• Gehen Sie zu Alle Add-Ins

Bitte geben Sie hier "FLOWFACT" ein und laden das vorgeschlagene Add in herunter.

2.Add-In Funktionen

Um die Vorteile der Add-In-Funktionen nutzen zu können, muss ein Benutzer ein neues Konto erstellen oder ein bestehendes FLOWFACT-Konto nutzen. In beiden Fällen wird eine Synchronisierung des Kontos mit FLOWFACT empfohlen, danach ist es möglich Ihre E-Mails entsprechend zu verknüpfen. Wenn die Funktion aktiviert und das Plugin geöffnet ist, kann der Benutzer auf einfache Weise folgendes einstellen, ändern oder einfach nur eine Überprüfung im Zusammenhang mit den E-Mail-Kontakten, Immobilien oder Aufgaben durchführen.

Nach erfolgreicher Authentifizierung werden dem Benutzer vier Registerkarten angezeigt

• Übersicht
• Kontakt
• Immobilien
• Aufgaben

• Übersichts-Registerkarte

Je nach Synchronisationsstatus des Kontos wird der Benutzer aufgefordert, die E-Mail zu FLOWFACT hinzuzufügen oder die Liste mit einem schnellen Überblick über bereits definierte Verbindungen mit Kontakten oder Immobilien zu öffnen. Sie könnten vom Benutzer leicht erweitert werden, indem er die Vorteile der Plus Symbole in jeder Kategorie nutzt.

Auf der Ansicht wird auch der Indikator 'E-Mail-Abschlussstatus' angezeigt.

• Kontakt-Registerkarte

Der Reiter ermöglicht das Filtern der FLOWFACT-Kontaktdatenbank und die Anzeige von Details einer ausgewählten Person. Ein Benutzer kann eine Suche auf Basis von 

• Kennung
• Adresse
• E-Mail
• Name
• Firma

durchführen.

Wenn die Datenbank keinen Eintrag mit einer E-Mail-Adresse enthält, bei denen Absender oder Empfänger aufgeführt sind, wird dem Benutzer die Möglichkeit geboten, unbekannte Kontakte hinzuzufügen.

Die Seite mit den Kontaktdaten enthält (falls sie angegeben wurde):

• Kontaktbild
• Name, Vorname und Firma
• Seine/Ihre Adresse, Telefon und E-Mail
• Alle Aufgaben, Immobilien, Aktivitäten und Anhänge, die mit dieser E-Mail verbunden sind

Objekt Registerkarte

Der Bildschirm ermöglicht das Filtern von Objekten anhand der unten aufgeführten Kriterien:

• Kennung
• Interne Beschreibung
• Adresse

Durch Klicken auf das in den Suchergebnissen angezeigte Element wird der Benutzer zu einer Objektdetailseite weitergeleitet.

Wenn die Ansicht 'Details' ausgeklappt ist, werden die folgenden Informationen angezeigt:

• Adresse
• Key facts (inklusive Objektkennziffer - ID, Wert and Anzahl der Zimmer)
• Kanban Status

Zusätzlich könnte die Adresse des Objekts bei Bedarf hinzugefügt/aktualisiert werden.

Die Ansicht "Aktivitäten" zeigt eine durchsuchbare Historie der Immobilien.

Unter der Ansicht 'Aufgaben' kann der Benutzer ToDo-Elemente hinzufügen (mit anpassbarem Titel, Aufgabenempfänger und Frist). Wenn die Aufgabe angelegt wurde, ist sie im Register Aufgaben des Benutzers sichtbar und bezieht sich auf das Objekt, unter dem sie hinzugefügt wurde.

Unter 'Kontakte' werden Eigentümer, Immobilienmakler, Käufer und Mieter der ausgewählten Immobilie angezeigt. Abgesehen vom Hinzufügen von Kontakten für eine Datenbank zu den genannten Beziehungstypen kann die neue Datenbank erstellt und für die zukünftige Verwendung gespeichert werden.

Die Ansicht "Anhänge" bietet die Möglichkeit, Multimedia oder Dokumente einzufügen (mit Drag & Drop-Schnittstelle). Diese sind, je nach Wahl des Benutzers, mit 'Immobilien und Kontakte' oder 'Nur zur aktuellen Immobilie' verknüpft.

• Aufgaben Registerkarte

Der Bildschirm ermöglicht die Verwaltung von zuvor erstellten Einträgen in den Listen.  Standardmäßig werden dem eingeloggten Benutzer nicht erledigte Aufgaben präsentiert, die ihm zugewiesen sind. Die Liste kann durch Umschalten auf Erledigt um bereits erledigte Aufgaben erweitert werden.

Innerhalb eines einzelnen Eintrags aus der Liste ist dies möglich:

• die Aufgabe neu planen - durch Klicken auf den ausgewählten Tag in einem Kalender,
• markieren Sie die Aufgabe als abgeschlossen - durch Klicken auf das Häkchen-Symbol,
• die dem Gegenstand zugewiesenen Personen sowie die zugehörigen Kontakte oder Immobilien überprüfen   – durch Darstellung der Details

Durch Klicken auf den Namen der Aufgabe gelangt der Benutzer zum FLOWFACT-Webportal.

3.Fehlerbehebung

• Unterstützte Plattformen und Browser

Das Add-In wird für die unten aufgeführten Plattformen und Webbrowser entwickelt und getestet:

• Unterstützte Systeme:
  • Windows 10
  • macOS Catalina
  • iOS: 13 oder später
  • Android: 8.0 oder später
• Browser:
  • Windows: neuester Chrome Browser
  • macOS: neuester Safari Browser, neuester Chrome Browser
  • iOS: neuester mobiler Safari Browser , neuester mobiler Chrome Browser
  • Android: neuester mobiler Chrome Browser

• Unterstützte Sprachen

Das FLOWFACT-Add-In erkennt die Browser-/Outlook-Anwenderspracheinstellungen und erscheint in Deutsch, wenn es sich um die voreingestellte Sprache handelt. In allen anderen Fällen wird die Benutzeroberfläche des Add-Ins in Englisch dargestellt. Sie kann jedoch jederzeit unter Einstellungen > Menü Sprache geändert werden.

• ‘Zugriff wird verweigert, während des Installationsversuchs

Wenn bei einem Installationsversuch des Add-Ins "Zugriff verweigert" erscheint (wie unten gezeigt), ist die Installation höchstwahrscheinlich nicht möglich.

Bitte kontaktieren Sie den Administrator für weitere Einzelheiten.

• Prüfen der Add-In Versionsnummer

Um die Add-in-Version zu überprüfen, loggen Sie sich bitte ein und klicken Sie auf das Einstellungszahnrad rechts.

• Support

Falls der FAQ-Bereich die Frage nicht beantwortet, wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular an uns - https://service.flowfact.de/hc/de/requests/new

4. Systemanforderungen:

Das Outlook - Addin wird direkt zweisprachig ausgeliefert. Auf der Einstellungsseite lässt sich die Sprache pro Mitarbeiter steuern sowie auch den Accountstatus für den Mailabruf in FLOWFACT einsehen.

Voraussetzung:

Um das Outlook - Addin verwenden zu können, sind vorab folgende Punkte sicherzustellen:

• FLOWFACT:
  
  • Ein aktiver FLOWFACT Benutzeraccount für den Login
  • FLOWFACT EXPERT oder UNLIMITED
  • Der in Outlook verwendete Mailaccount muss ebenfalls unter FLOWFACT → Einstellungen → Accounts hinterlegt sein, Abruf ist optional
    (Dies ist notwendig, damit FLOWFACT Prozesse basierend auf eingehenden Mails korrekt verarbeiten kann
    Beispiel: "Berechtigung für E-Mails aktivieren")

   

• Mail-/Exchangepostfach:
  
  • Exchange 2016 and höher
  • Outlook.com
  • Office 365 (mit inkludiertem Exchange)
    
    

  

              Office 365 Business Pakete

Unterstützte Plattformen und Browser:

• Betriebssysteme:
  
  • Windows 10
  • macOS Catalina
  • iOS: 13 oder später
  • Android: 8.0 oder später

   

Browser:

Benutzerdokumentation - englisch 

Benutzerdokumentation - deutsch

5.Anmerkungen

Nach größeren Änderungen im Add-In könnte eine Neuinstallation erforderlich sein