Diese Anleitung gilt für folgende FLOWFACT-Produkte: |
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Flywheel & Kanban - Definition
Das Flywheel dient als eine Übersicht aller dazugehörigen Kanbans (Boards), die Kanbans stellen einzelne Arbeitsabläufe dar, in denen sich auch eigene Eintrittsbedingungen und Automatismen festlegen lassen.
Anlegen eines Flywheels und Kanbans:
1. Als Erstes legen Sie bitte unter Einstellungen>Tools & Integrationen>Flywheel Ihr neues Flywheel an und geben diesen einen Namen, im Beispiel „Praxis Verkauf“
2. Unter Einstellungen>Tools & Integrationen>Kanbans legen Sie nun bitte die benötigten Arbeitsschritte fest, jeder dieser Arbeitsschritte lässt sich zudem in einzelne Schritte unterteilen
3. Anschließend wechseln Sie wieder in das Menü Einstellungen>Tools & Integrationen>Flywheel und können nun die Kanban-Boards zuweisen. Bitte beachten Sie, dass der Button „Board zuweisen“ nur verfügbar ist, wenn auch noch nicht zugewiesenen Kanbans vorhanden sind:
Eintrittsbedingungen und Abläufe
Um Ihr neues Flywheel einzusehen, wechseln Sie nun bitte auf die FLOWFACT-Startseite und klicken auf das Stiftsymbol:
Fügen Sie nun an der gewünschten Stelle über das Plus-Symbol ein neues Widget hinzu
Wählen Sie nun im neuen Fenster das Flywheel-Widget aus (Sie können hierzu die Suchfunktion verwenden) und wählen Sie auf der rechten Seite nun das gewünschte Flywheel aus und vergeben einen Titel (dieser wird anschließend auch im Dashboard angezeigt):
Das Flywheel wird nun in Ihrem Dashboard angezeigt und Sie können darauf klicken, um sich die einzelnen Kanbans anzeigen zu lassen:
In den jeweiligen Kanban sehen wir jetzt die zuvor angelegten Arbeitsschritte, mit Klick auf das Augensymbol kommen Sie zur Expertenansicht.
In der Expertenansicht ist es nun möglich Bedingungen festzulegen, wann eine Aktivität oder Entität im Kanban erscheint und zusätzlich lässt sich ein automatisierter Ablauf definieren:
Beispiel für eine Eintrittsbedingung und einen daraufhin erfolgenden Ablauf:
Als Eintrittsbedingung habe ich den verknüpften Kontakt gewählt, d.H. sobald eine Aufgabe mit dem betroffenen Kontakt erstellt wird, wird automatisch der hinterlegte Ablauf gestartet:
Mein Ablauf soll vorsehen, dass der Kontakt sofort eine Mail erhält, wenn eine Aufgabe ihn betreffend erstellt wird. Über das Plus-Symbol lassen sich ausgelöste Aktionen hinzufügen:
Im Beispiel habe ich als Aktion "E-Mail schicken" gewählt, mit einer festen Mailadresse und einem festen Text. Sowohl für den Empfänger als auch für den Text lassen sich Platzhalter verwenden:
Nach Betätigen von "Übernehmen" aktiviere ich anschließend noch den Ablauf und speichere den Vorgang mit "Speichern & Schließen", der Automatismus ist jetzt aktiv.
Nach dem Anlegen einer Aufgabe mit dem verknüpften Kontakt wird nun automatisch die Mail versendet:
Abschließender Hinweis:
Es handelt sich hierbei um ein komplexes Werkzeug, mit dem sich viele Prozesse automatisiert durchführen lassen und das eine Übersicht über die durchgeführten Schritte bietet. Die oben gezeigten Beispiele stellen nur einen Bruchteil der Möglichkeiten dar.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Einrichtung eines eigenen Flywheels, samt automatisierter Abläufe. Senden Sie uns für einen Kostenvoranschlag bitte Ihre Anforderungen zu, wir benötigen folgende Informationen:
1. Zweck des neuen Flywheels
2. Welche Prozesse sollen automatisiert dargestellt werden?
3. Über welche Menüs soll das neue Kanban verfügbar sein?
Senden Sie uns hierzu bitte eine Mail an: service@flowfact.de
Bitte beachten Sie, dass unser Service-Desk keine Fehlerbehebungen in eigenen Kanbanboards oder Flywheels durchführen kann und eine Fehlerbehebung ggf. nur kostenpflichtig möglich ist.