Exchange: Kontakte synchronisieren

Diese Anleitung gilt für folgende FLOWFACT-Produkte:

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Bei Verwendung eines Exchange-Mailkontos ist es möglich Ihre Kontakte zwischen FLOWFACT und Ihrem Exchange-Mailkontos zu synchronisieren

Inhaltsverzeichnis

• Grundeinstellungen
• Einzelne Kontakte synchronisieren
• Mehrere Kontakte synchronisieren

Grundeinstellungen

Unter Einstellungen > Benutzerverwaltung > E-Mail-Synchronisierung können Sie auswählen in welche Richtung die Kontakte übertragen werden sollen. Wichtig ist hierbei die Ausgangslage, also in welchem System Sie Ihre Daten primär pflegen. Anbei eine Erläuterung zu den Optionsmöglichkeiten:

• Beide Richtungen:  Verwenden Sie diese Option, wenn neue Kontakte im FLOWFACT und Outlook angelegt werden und in beide Richtungen eine Synchronisierung erfolgen soll.
  
  
• Von Konto zu FLOWFACT: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie nur neue Kontakte aus Ihrem Outlook ins FLOWFACT übertragen möchten, aber nicht umgekehrt.
  
  
• Von FLOWFACT zu Konto: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie nur neue Kontakte aus Ihrem FLOWFACT ins Outlook übertragen möchten, aber nicht umgekehrt. 
  
  
• Alle neu angelegten Kontakte automatisch für Synchronisierung markieren: Jeder neue Kontakt im FLOWFACT erhält automatische Markierung für die Synchronisierung

Einzelne Kontakte synchronisieren

In einem geöffneten Kontakt können Sie unter Übersicht > Synchronisation bestimmten, zu welchen Exchange-Konten der Kontakt übertragen werden soll.

1. Klicken Sie hierzu auf das Symbol mit den geschwundenen Pfeilen: 

2. Im nächsten Fenster können Sie dann das gewünschte Mailkonto auswählen und anschließend mit Übernehmen bestätigen:

3. Anschließend sehen Sie unter Synchronisation, das ausgewählte E-Mail-Konto:

Hinweis: Mit Klick auf das X-Symbol, lässt sich das ausgewählte Konto auch wieder entfernen.

Mehrere Kontakte synchronisieren

Unter CRM > Kontaktübersicht ist es zudem möglich, mehrere Kontakte gleichzeitig zu synchronisieren oder die Synchronisierung zu entfernen.

1. Wählen Sie die gewünschten Kontakte in der Auswahlleiste  aus und Betätigen Sie dann den Aktionsbutton Synchronisierung verwalten:

2. Wählen Sie im geöffneten Fenster nun, ob Sie die Kontakte synchronisieren oder die Synchronisierung stoppen möchten. Klicken Sie anschließend auf Account(s) auswählen:

3.  Wählen Sie die gewünschten Konten aus und bestätigen Sie mit Speichern:

4. Fast geschafft! FLOWFACT bearbeitet die Kontakte nun im Hintergrund, da sich die Bearbeitungszeit nach der Menge richtet. 10.000 Adressen können erfahrungsgemäß z.B. zwischen 1-2 Stunden dauern. Sobald der Vorgang abgeschlossen wurde, erscheint eine grüne Erfolgsmeldung: