FLOWFACT bietet Ihnen die Möglichkeit, Kontakte mit Ihrem Exchange-Adressbuch zu synchronisieren. Bei der Synchronisation verhält es sich wie folgt:
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Alle Kontakte Ihres Exchange-Adressbuchs werden automatisch nach FLOWFACT synchronisiert. |
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Kontakte müssen in FLOWFACT explizit für die Synchronisation ausgewählt werden. (Synchronisations-Tag für den Kontakt einstellen) |
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Bitte beachten Sie, dass das Notizfeld bei der Synchronisation nicht berücksichtigt wird. |
Wichtig:
Aktiviert man den Kontaktesync in den Einstellungen, so synchronisieren wir alle Kontakte vom Mailkonto ins FLOWFACT. Jeder Kontakt bekommt dabei ein sogenanntes Synchronisations-Merkmal gesetzt, was angibt, mit welchem Mail-Konto der Kontakt synchronisiert wird/wurde. Sobald ein Kontakt ein Synchronisations-Merkmal hat, werden alle Änderungen, die im FLOWFACT an diesem Kontakt gemacht werden, auch nach Outlook synchronisiert. Genauso werden alle Änderungen, die im Outlook an diesem Kontakt gemacht werden, wiederum nach FLOWFACT synchronisiert. Löscht man nun einen Kontakt im FLOWFACT, dann wir dieser Kontakt auch in allen Email-Konten gelöscht, für die der Kontakt ein Synchronisations-Merkmal hat. Wird der Kontakt in Outlook gelöscht, so wird er ebenfalls in FLOWFACT gelöscht.
Über die Synchronisations-Merkmale kann man im FLOWFACT steuern, welche Kontakt mit Outlook synchronisiert werden soll, oder nicht. So kann man z.B. auf neu angelegte Kontakte ein Synchronisations-Merkmal setzen oder es von bereits synchronisierten Kontakten entfernen.
Einrichtung
Stellen Sie bitte sicher, dass Sie Ihren Office365- oder Exchange-Server bereits unter den Einstellungen angelegt haben:
Für Administratoren
"Einstellungen > Benutzerverwaltung > E-Mail-Synchronisierung"
Für den aktuellen Benutzer
"Einstellungen > Persönliches Profil > Persönliche E-Mail-Synchronisierung"
Folgendes Tutorial führt Sie durch die Konfiguration Ihres E-Mail-Kontos:
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Öffnen Sie den Kontaktdatensatz
2. Scrollen in der Übersicht nach unten zum Feld "Synchronisation"
3. Wählen über das "+" das gewünschte Konto aus.
Aufgrund der Funktionsweise des Exchange-Protokolls sind Exchange-Kontakt-Synchronisationen leider auf folgende Grenzen beschränkt:
- Telefonnummern von Exchange-Kontakten werden nur im kanonischen Format mit Landesvorwahl, z. B. +49 unterstützt.
- Exchange-Kontakte können nur eine oder zwei private oder geschäftliche Telefonnummern haben.
- Exchange-Kontakte unterstützen nur drei verschiedene E-Mail-Adressen. Der Typ dieser Adressen ist standardmäßig auf "ohne Auswahl" gesetzt, aber Sie können sie in berufliche oder persönliche Adressen ändern.
- Exchange-Kontakte unterstützen nur eine einzige Webseite. Der Typ dieser Webseite ist standardmäßig auf "ohne Auswahl" gesetzt
- Exchange-Kontakte haben keine Unterstützung für das Notizfeld.
Alternativ kann hierzu der CSV-Export genutzt werden, bei dem diese Limitierungen nicht bestehen, anbei unsere Anleitung:
https://service.flowfact.de/hc/de/articles/360017450957-Kontakte-exportieren-CSV-Export