Berechtigungen: Benutzergruppen verwalten

Gruppenverwaltung

Aufrufbar über das Menü → Einstellungen → Berechtigungen → Benutzergruppen

Struktur: eine Gruppe besteht aus Benutzern

Benutzergruppen dienen der Zusammenfassung von Benutzern zu einer Gruppe, im Kontext der Rechteverwaltung kann ein Recht einer Gruppe zugewiesen werden, welches dann auf die Benutzer dieser Gruppe “vererbt” wird.

Ist einem Datensatz (Immobilie, Kontakt, Aktivität) ein Gruppenrecht zugewiesen, wird beim Hinzufügen oder Entfernen eines Benutzers zu/aus einer Gruppe das jeweilige Recht gewährt oder entzogen.

1. Gruppe erstellen

• die Funktion erstellt eine Gruppe, es gibt keine Limitierung der Gruppenanzahl

 2. Gruppenbezeichnung

• eine freie Namensvergabe möglich

Hinweis: Die Namensvergabe ist relevant für die Sortierung der Liste unter 7 (alphabetisch)

 3. Anzahl zugewiesene Benutzer

• Übersicht der Benutzeranzahl innerhalb einer Gruppe

 4. Verfügbare Benutzer

• um Benutzer einer Gruppe hinzuzufügen wird über diesen Reiter zu allen noch zur Berücksichtigung möglichen Benutzern navigiert
• innerhalb der Liste (6) kann dann über “+” ein Benutzer zu (5) Gruppenmitglieder hinzugefügt werden

 5. Gruppenmitglied

• Übersicht aller Gruppenmitglieder

 6. Benutzerübersicht

• Ansicht aller aktiven und inaktiven Benutzer einer ausgewählten Gruppe
• die Möglichkeit in Abhängigkeit des Reiters einen Benutzer einer Gruppe hinzuzufügen oder zu entfernen

 7. Liste der Benutzergruppen

• Alphabetisch sortiert
• erhalten das "Tag": Benutzergruppe

Rechteverwaltung an einer Entität

Aufrufbar über Actionbar:
Menü → Schemaübersicht → Action Button “Berechtigung”
Menü → Entität → Reiter “Übersicht” → Action Button “Berechtigung”

Menü → Entität → Reiter “Daten” → Action Button “Berechtigung”

Durch das Öffnen der Berechtigungsfunktion öffnet sich folgendes Fenster:

Hier können nun Rechteschablonen / Gruppen und Benutzer hinzugefügt werden.

Lediglich Gruppen und Benutzer lassen sich hier separat in der Rechtevergabe Steuern. Die Schablone wird administrativ verwaltet und bietet hier nur einen numerischen Überblick wieviele Benutzer durch diese Schablone Zugriff erhalten.
HINWEIS 1: Aktuell ist ein Benutzer, welcher bspw. Löschzugriff hat, auch in der Zählung bei Schreib- und Lesezugriff enthalten.

HINWEIS 2: Sollte ein Benutzer basierend auf einer Schablone und/oder einer Gruppenberechtigung und/oder einer expliziten Benutzerverrechtung unterschiedliche Zugriffslevel erhalten, gewinnt in Summe das höchste Recht.

Beispiel aus Screenshot: Ist Christian in der Gruppe Standort Nord, hat es keine Auswirkung, wenn ich bei seinem Benutzer lediglich Lesezugriff gewähre!

HINWEIS 3: Es MUSS immer gewährleistet sein, dass mindestens ein Benutzer (Benutzer/innerhalb einer Schablone/Gruppe) stets Löschrecht auf der Entität behält. Ist dies nicht erfüllt, wird dies nicht gespeichert und mit einer Fehlermeldung abgebrochen.

Rechteschablonen und Benutzergruppen können ebenfalls vorne aufgeklappt werden, um eine Benutzeraufstellung zu erhalten.

Verhalten bei Zugriffeinschränkung an einer Entität

Innerhalb einer Entität:

• Besteht kein Löschrecht, wird die Funktion LÖSCHEN und BERECHTIGUNGEN innerhalb einer Entität ausgegraut. (Wird evtl. noch geändert)

• Besteht kein Schreibrecht, werden alle zu pflegenden Felder ausgegraut und gegen Schreibzugriff geschützt.
  Hinweis: Das Notiz-Widget ist von der Berechtigung unabhängig und damit immer verfügbar.

• Besteht kein Leserecht auf eine verlinkte Entität, wird stattdessen ein Hinweis ausgegeben.

Entitäten, auf die kein Leserecht besteht, können in der Suche auch nicht gefunden werden.

Interaktives Tutorial

Führen Sie die notwendigen Schritte zur Einrichtung von Benutzergruppen und Rechteschablonen direkt in Ihrem FLOWFACT durch. Unser interaktives Tutorial nimmt Sie an die Hand.