Diese Anleitung gilt für folgende FLOWFACT-Produkte: |
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Anwendungszweck: Die Rechteschablonen sind dazu konzipiert, die Berechtigungen einzelner Datensätze zu vereinfachen, wenn eine Vielzahl an Benutzergruppen oder Benutzeraccounts in Ihrem FLOWFACT bestehen.
Wie Sie eine Benutzergruppe anlegen, erfahren Sie in folgender Anleitung:
Berechtigungen: Benutzergruppen verwalten
Wie einzelne Datensätze verrechtet werden können, erfahren Sie in folgender Anleitung:
Berechtigungen für einzelne Immobilien, Kontakte und E-Mails festlegen
FLOWFACT-Standardeinstellung: Standardmäßig ist in FLOWFACT die Rechteschablone Firmen Standard eingerichtet, bei dieser haben alle Benutzer in Ihrem FLOWFACT die Möglichkeit Datensätze zu erstellen, bearbeiten oder zu löschen. D. h. auf jeden neu angelegten Kontakt oder Immobilie haben alle Benutzer standardmäßig Zugriff:
Dies ist die einzige Rechteschablone, die automatisiert angewendet wird und wir möchten empfehlen diese nicht zu verändern. Eigene Rechteschablonen werden nicht automatisiert auf neue Datensätze angewendet, wir haben hierzu bereits einen Verbesserungswunsch aufgenommen, sodass Rechteschablonen für FLOWFACT-Benutzeraccounts fest zugewiesen werden können.
Zugriff auf Rechteschablonen und Berechtigungen: Auf die Rechteschablonen-Einstellungen haben nur Administratoren Zugriff und die Möglichkeit, diese zu verändern. Wie Sie die Rolle eines Mitarbeiters ändern können, erfahren Sie in folgender Anleitung:
Benutzerverwaltung: Benutzer neu erstellen und Benutzerrollen zuweisen
Die Berechtigungs-Einstellungen im Datensatz selbst ist prinzipiell für alle FLOWFACT-Benutzeraccounts und Rollen freigeschaltet. Benutzer:innen, die kein Leserechte für einen Datensatz haben, sehen diesen nicht in der Immobilien- oder Kontaktübersicht.
Programmierung eigener Rechteschablonen: Eine genauere Einstellung von Zugriffsrechten und Automatismen ist derzeit nur kostenpflichtig möglich, da ein hoher Programmieraufwand besteht. Für einen Kostenvoranschlag benötigen wir bitte folgende Angaben von Ihnen:
- Welche Benutzeraccounts sollen auf welche Datensätze (Immobilien und/oder Kontakte) Zugriff bekommen?
- Soll ein Automatismus programmiert werden, der Datensätze automatisch verrechtet?
- Sollen bestimmte Funktionen in FLOWFACT für bestimmte Benutzerkonten/Benutzergruppen gesperrt werden?
Schicken Sie uns hierzu gerne eine E-Mail an service@flowfact.de und wir prüfen die Umsetzungsmöglichkeiten für Sie.
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Hinweis: Die Behebung von Fehlern bei eigenen Rechteschablonen und Berechtigungs-Einstellungen ist nicht im Service-Umfang enthalten. Ein Zurücksetzen der Einstellungen und mehrerer Datensätze kann durch unser Service-Team ggf. nur kostenpflichtig erfolgen. |
Rechteschablonenverwaltung
Sie finden die Rechteschablonen unter Einstellungen > Benutzerverwaltung > Berechtigungen > Rechteschablonen.
Struktur: Schablone besteht aus Gruppen und/oder Benutzern
Rechteschablonen dienen der Konzeption von dynamischen Berechtigungs-Sets zur Verwaltung von Gruppen und Benutzern im System.
Entitäten, welche mit ein oder mehrerer Rechteschablonen versehen sind, verwenden stets den IST Stand aus der Administration. Fügt ein Administrator eine Benutzergruppe einer Rechteschablone hinzu, erhalten alle Benutzer entsprechender Gruppe Zugriff auf die Entitäten mit dieser Rechteschablone.
1. Schablone erstellen
- Anlegen einer Schablone
2. Schablonenbezeichnung
- Benennen einer Rechteschablone
3. Zuweisen
- Funktion zum Hinzufügen von Tab1 Gruppen oder Tab2 Gruppen
4. Suche
- Suchfunktion aller hinzugefügten Gruppen oder Benutzer
5. Berechtigungsmatrix einer Schablone
Benutzer & Gruppen können hier mit Zugriffslevel innerhalb einer Schablone zugewiesen oder aus der Schablone entfernt werden.
Unter Vorschau wird namentlich der jeweilige Haken in den tatsächlichen Zugriff übersetzt.
6. Übersicht aller Berechtigungsschablonen
- alphabetisch
Interaktives Tutorial
Führen Sie die notwendigen Schritte zur Einrichtung von Benutzergruppen und Rechteschablonen direkt in Ihrem FLOWFACT durch. Unser interaktives Tutorial nimmt Sie an die Hand.
Weitere Hinweise
Hinweis 1: Sollten Sie unseren Wordpress-Connector für Übertragungen auf Ihre Homepage verwenden, dann stellen Sie bitte sicher, dass der API-Benutzer "Flowfact Exporter" weiterhin alle Rechte besitzt. Ansonsten würde die Übertragung zur Homepage nicht mehr funktionieren.
HINWEIS 3: Sollte ein Benutzer basierend auf einer Schablone und/oder einer Gruppenberechtigung und/oder einer expliziten Benutzerverrechtung unterschiedliche Zugriffslevel erhalten, gewinnt in Summe das höchste Recht.
HINWEIS 4: Es MUSS immer gewährleistet sein, dass mindestens ein Benutzer (Benutzer/innerhalb einer Schablone/Gruppe) stets Löschrecht auf der Entität behält. Ist dies nicht erfüllt, wird dies nicht gespeichert und mit einer Fehlermeldung abgebrochen.
Rechteschablonen und Benutzergruppen können ebenfalls vorne aufgeklappt werden, um eine Benutzeraufstellung zu erhalten.