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Erstellen von globalen Suchen

Denis Kündgen
  • Aktualisiert
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Diese Anleitung gilt für folgende FLOWFACT-Produkte:

 Hat n Haken.png      

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Über die globale Suche können Sie schnell und einfach aus jeglichem Bereich von FLOWFACT nach Daten suchen. Im Standard stehen Ihnen hier die Suche nach Kontakten und Historien, sowie Immobilien (sofern eine Immobilien-Edition installiert wurde) zur Verfügung. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie eine eigene globalen Suche in Ihrem FLOWFACT hinzufügen.

Inhalt

Einleitung

Die globale Suche basiert auf einer sogenannten "Suche". Diese Suchen dienen zum Aufruf von Daten, die bereits vordefinierten Filterkriterien entsprechen. Für den schnellen Zugriff können sie im Menü als Eintrag hinzugefügt werden. So lässt sich beispielsweise neben dem Standard Menü-Eintrag "Kontakte" ein weiterer Menü-Eintrag namens "Interessenten" erstellen. Dieser kann, je nach Konfiguration, dann bereits beim Aufruf alle Kontakte anzeigen, die als Interessent gekennzeichnet wurden. Zudem bietet die Suche ebenfalls die Möglichkeit verschiedene Ergebnislisten zu erstellen, deren Spalten jeweils individuell definiert werden können.

Diese Suchen wurden um Eigenschaften erweitert um sie für die globale Suche zur Verfügung zu stellen.

Erstellen einer globalen Suche

Zur Erstellung einer globalen Suche müssen Sie über Administrationsrechte in FLOWFACT verfügen. Insgesamt sind fünf Schritte notwendig, die ein gewisses technisches Grundverständnis erfordern. Die Anleitung erfolgt anhand des oben genannten Beispiels "Interessenten", erläutert die einzelne Konfigurationsmöglichkeiten und kann auf weitere Szenarien übertragen werden.

1. Erstellen einer Suche

Zur Erstellung einer globalen Suche muss zunächst eine Suche erstellt werden. Dies ist am einfachsten möglich über die Navigation. Versetzen Sie dazu die Navigation in den Anpassungssmodus in dem Sie auf den Stift im linken unteren Bereich klicken.

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Die Navigation kann nun bearbeitet werden. Öffnen Sie den Bereich CRM (Symbol mit zwei Personen) und fügen Sie der Navigation per Klick auf das "+" ->Suche verknüpfen eine neue Suche hinzu.

mceclip1.png

Es erscheint ein Dialog in der Sie die Suche und den zugehörigen Navigationseintrag benennen können, sowie eine Auswahl welche Art von Daten angezeigt werden sollen. In unserem Beispiel wird hier als Bezeichnung "Interessenten" und als Schema "Kontakte" ausgewählt, da diese die Basis unserer Interessentenliste bilden soll. Klicken Sie auf Übernehmen um die Suche zu erstellen und diese als Navigationseintrag verfügbar zu machen. 

mceclip5.png

Bestätigen Sie das Editieren der Navigation im Anschluss per Klick auf das Häkchen, wo zuvor das Symbol zum starten des Bearbeitungsmodus angezeigt wurde. Die Suche wurde nun erstellt und steht in der Hauptnavigation zur Verfügung. Zur weiteren Konfiguration rufen Sie die Suche nun über den neuen Navigationseintrag auf.

Beim Aufruf der Suche erhalten wir den Hinweis, dass eine weitere Konfiguration aussteht. Hier müssen wir festlegen, nach welchen Kriterien beim Aufruf gefiltert und wie die Ergebnisse dargestellt werden sollen. Zur einfachen Übernahme der Darstellung aus der Standard Kontaktliste, klicken Sie auf bei der Darstellung auf "hier". Die Suchkriterien jedoch wollen wir definieren, weshalb wir in unserem Beispiel auch dort auf "Hier" klicken.

mceclip2.png

Im Anschluss öffnet sich der Filter-Dialog in dem wir nun die gewünschten Filter hinzufügen können. In unserem Beispiel wollen wir alle Kontakte anzeigen lassen, die als Interessenten gekennzeichnet wurden. Die Kennzeichnung erfolgt im Standard über sogenannte "Tags". In unserem Beispiel wählen wir daher in der ersten Auswahlbox "Tags", die daraufhin erscheinende zweite Auswahl (Vergleichoperator) belassen wir auf "gleich" und in der letzten wählen wir den Eintrag "Interessent". Im Anschluss bestätigen wir den Dialog mit "Anwenden".

mceclip10.png

Die Konfiguration der Suche wird nun gespeichert und wir erhalten bereits die Anzeige der Ergebnisse. Die Suche kann nun jederzeit über den neuen Eintrag in der Navigation aufgerufen werden. Zudem können sowohl Filter als auch Ergebnisliste im Nachhinein editiert werden.

> Eine detaillierte Videoanleitung zur Suche finden Sie hier.

 

2. Konfigurieren der Suche als globale Suche

Da die Suche nun erstellt wurde, können wir diese nutzen um sie ebenfalls als neue globale Suche zur Verfügung zu stellen. Da eine Suche, ähnlich wie Kontakte oder Immobilien als Datensatz in FLOWFACT gespeichert werden können diese auch über die Oberfläche aufgerufen werden. Dazu navigieren wir über die sogenannten Schemaübersicht zu den Suchen.

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Es erscheint nun eine Liste der Suchen in der ebenfalls unsere neue Suche "Interessenten" zu finden ist. Durch einen Doppelklick auf den Eintrag öffnen wir die Suche "Interessenten".

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Wir wechseln nun in den Reiter "DATEN" um alle Konfigurationsmöglichkeiten zu sehen. 

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Hier interessieren uns vor allem die Felder im unteren Bereich mit denen wir folgende Dinge beeinflussen können:

In globaler Suche

Die Auswahl in diesem Feld definiert, ob die Suche als globale Suche genutzt werden kann oder nicht. Dabei stehen folgende Optionswerte zur Verfügung:

  • nicht aufgeführt (Standard)
    wurde die Option "nicht aufgeführt" gewählt, so wird die Suche nicht als globale Suche verwendet.
  • immer vorausgewählt
    wurde die Option "immer vorausgewählt" gewählt, so steht die Suche in der globalen Suche zur Verfügung und ist im Standard bei allen Benutzern bereits bei jeder Suche vorausgewählt.
  • verfügbar zur Auswahl
    wurde die Option "verfügbar zur Auswahl" gewählt, so steht die Suche in der globalen Suche zur Verfügung, muss jedoch vom Benutzer in den Kategorien aktiviert werden, wenn diese bei der Eingabe von Suchbegriffen berücksichtigt werden soll.

In unserem Beispiel wählen wir hier immer vorausgewählt um die Suche direkt mit einzubeziehen.

 

Suchdefinition für globale Suche

In dieser Textbox wird die Definition festgelegt, welche Felder in welcher Weise durchsucht werden sollen. Die Definition besteht dabei aus dem conditions-Teil einer sogenannten FlowDSL, wobei der eingegebene Wert bei der Suche den Patzhalter $searchString ersetzt. Eine detaillierte Beschreibung zur FlowDSL finden Sie in unserer öffentlichen API-Dokumentation.

In unserem Beispiel nutzen wir folgende Definition, welche Sie aus dem untenstehenden Codebereich kopieren und in Ihre Suche in das Feld "Suchdefinition für globale Suche" einfügen können:

{
"type": "or",
"conditions": [
{
"type": "hasFieldWithValue",
"field": "identifier",
"operator": "EQUALS",
"value": "$searchString"
},
{
"type": "hasFieldWithValue",
"field": "company",
"operator": "LIKE",
"value": "$searchString"
},
{
"type": "hasFieldWithValue",
"field": "firstName",
"operator": "LIKE",
"value": "$searchString"
},
{
"type": "hasFieldWithValue",
"field": "lastName",
"operator": "LIKE",
"value": "$searchString"
},
{
"type": "hasFieldWithValue",
"field": "partnerFirstName",
"operator": "LIKE",
"value": "$searchString"
},
{
"type": "hasFieldWithValue",
"field": "partnerLastName",
"operator": "LIKE",
"value": "$searchString"
},
{
"type": "hasFieldWithValue",
"field": "addresses.street",
"operator": "LIKE",
"value": "$searchString"
},
{
"type": "hasFieldWithValue",
"field": "addresses.city",
"operator": "LIKE",
"value": "$searchString"
},
{
"type": "hasFieldWithValue",
"field": "emails",
"operator": "LIKE",
"value": "$searchString"
},
{
"type": "hasFieldWithValue",
"field": "phones.number",
"operator": "LIKE",
"value": "$searchString"
},
{
"type": "hasFieldWithValue",
"field": "keywords",
"operator": "LIKE",
"value": "$searchString"
}
]
}

Tipp: Alternativ können Sie die gewünschte Suche auch in FLOWFACT innerhalb des Filter-Modals zusammenklicken. Setzen Sie als Wert jeweils den Platzhalter $searchString ein und achten Sie darauf, dass die Bedingungen mit "ODER" verknüpft werden, in dem Sie einzelne Einträge über das 6-Punkte-Icon per Drag & Drop in darunterliegende Bereiche verschieben.

mceclip16.png

Wechseln Sie im Anschluss in die Expertenansicht (oben rechts) und kopieren Sie den Teil innerhalb der conditions heraus. Diesen können Sie nun in das Feld "Suchdefinition für globale Suche" einsetzen.

mceclip17.png

 

Position in globaler Suche

Über dieses Feld erfolgt die Sortierung der Kategorien. Dabei erfolgt die Sortierung numerisch und beginnt mit der kleinsten Zahl. Die Sortierung der Liste der Suchen erfolgt auf gleiche Weise. Dort wird zudem der Wert ebenfalls ausgegeben und kann schnell über den rechten Vorschaubereich verändert werden.

 

3. Nutzen der neuen globalen Suche

Die Suche steht ab nun allen Benutzern in Ihrem FLOWFACT zur Verfügung. Damit diese erstmalig verwendet werden kann aktualisieren Sie die Seite (FLOWFACT) durch Klick auf "Aktualisieren" in Ihrem Browser (alternativ können Sie unter Windows die Taste F5 oder unter MacOS die Tastenkombination cmd + R nutzen). Verwenden Sie nun die globale Suche um auch Ihre neu definierte Suche zu nutzen.

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Checkliste

Wenn Ihre neue globale Suche nicht auftaucht, kontrollieren Sie bitte folgende Schritte:

Sollte die neue globale Suche erscheinen, jedoch keine Ergebnisse liefern, so prüfen Sie bitte die hinterlegte Suchdefinition im Feld "Suchdefinition für globale Suche". Häufigste Fehlerquellen sind hier:

  • Anstelle von $searchString wurde ein fester Wert hinterlegt.
  • die Einträge sind nicht per "ODER" miteinander verknüpft, sondern mit "UND".