Kalendersynchronisation mit Microsoft Exchange/Outlook - Wichtige Änderungen


Diese Anleitung gilt für folgende FLOWFACT-Produkte:

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🆕 Wichtige Änderung: Teilnehmer-Synchronisation deaktiviert

Aktuelle Anpassung zur Verbesserung Ihrer Kundenkommunikation

Um ungewollte Mehrfachbenachrichtigungen an Ihre Kunden zu verhindern, werden Teilnehmer/Kontakte nicht mehr automatisch von FLOWFACT nach Outlook übertragen.

Warum diese Änderung?

Bisher hat Outlook bei jeder noch so kleinen Änderung an einem Termin – beispielsweise einer Notizergänzung – automatisch neue E-Mail-Einladungen an alle Teilnehmenden verschickt. Dies führte dazu, dass Ihre Kunden teilweise mehrfach identische Einladungen erhielten, was verständlicherweise für Irritationen sorgte.

Wichtiger Hinweis:

Wenn Sie die bidirektionale Synchronisation nutzen und Teilnehmer manuell in Outlook hinzufügen, kann dies zu Synchronisationskonflikten (erneuter Versand mehrerer Einladungen/Absagen) führen. In diesem Fall empfehlen wir, entweder:

Komplett auf Teilnehmer in beiden Systemen zu verzichten, ODER
Die Rücksynchronisation von Outlook zu FLOWFACT zu deaktivieren (nur FLOWFACT → Outlook)

Grundlegende Informationen zur Kalendersynchronisation

Die bidirektionale Kalendersynchronisation kann nur zu einem Kalender einer Microsoft Exchange-Lösung erfolgen.

Unterstützte Systeme:

Exchange OnPremise
Microsoft 365 Lösungen (inkl. Exchange)

Wichtige Hinweise zur Synchronisation

Was wird synchronisiert:

✅ Terminbetreff und -titel
✅ Datum und Uhrzeit
✅ Notizen/Beschreibung
⚠️ "Erinnern am"-Datum wird einmalig weitergegeben (15min vor dem Termin), aber nicht dauerhaft synchronisiert

Was wird NICHT synchronisiert:

❌ Teilnehmer/Kontakte (zur Vermeidung von Mehrfachbenachrichtigungen)
❌ Terminart
❌ Anhänge
❌ Verknüpfte Skype-/Teams-Meetings
❌ Serientermine werden aktuell nicht unterstützt

Einrichtung

Stellen Sie bitte sicher, dass Sie Ihren Office365- oder Exchange-Server bereits unter den Einstellungen angelegt haben:

Für Administratoren:
Einstellungen > Benutzerverwaltung > E-Mail-Synchronisierung

Für den aktuellen Benutzer:
Einstellungen > Persönliches Profil > Persönliche E-Mail-Synchronisierung

Folgendes Tutorial führt Sie durch die Konfiguration Ihres E-Mail-Kontos:

Aktivierung

Über den Schieberegler Kalender synchronisieren können Sie die Kalendersynchronisation konfigurieren sowie final aktivieren/deaktivieren.

Synchronisationsrichtungen

Sie haben drei Optionen für die Synchronisationsrichtung:

Bidirektional (Standard): Termine werden in beide Richtungen synchronisiert
Nur FLOWFACT → Outlook: Termine werden nur von FLOWFACT nach Outlook übertragen
Nur Outlook → FLOWFACT: Termine werden nur von Outlook nach FLOWFACT übertragen

Empfehlung: Aufgrund der deaktivierten Teilnehmer-Synchronisation empfehlen wir, die für Ihren Workflow passende Richtung zu wählen. Bei bidirektionaler Synchronisation sollten Sie auf Teilnehmer in beiden Systemen verzichten.

Sobald die Synchronisation aktiv ist, beginnt FLOWFACT selbstständig die Termine des zugehörigen Exchange-Kalenders zu importieren. Importierte Termine sind immer mit dem Benutzer verknüpft, welcher als Eigentümer des entsprechenden Kontos eingetragen ist.

Häufige Fragen

F: Warum sehe ich keine Teilnehmer mehr in meinen Outlook-Terminen?
A: Diese Anpassung verhindert, dass Ihre Kunden bei jeder kleinen Terminänderung neue Einladungs-E-Mails erhalten. Sie können Teilnehmer bei Bedarf manuell in Outlook hinzufügen, sollten dann aber die Rücksynchronisation zu FLOWFACT deaktivieren.

F: Was passiert, wenn ich trotzdem Teilnehmer in Outlook hinzufüge?
A: Bei bidirektionaler Synchronisation kann das manuelle Hinzufügen von Teilnehmern in Outlook zu Synchronisationskonflikten führen. Wir empfehlen in diesem Fall, die Synchronisation nur in eine Richtung (FLOWFACT → Outlook) zu konfigurieren.

F: Kann ich die alte Funktionsweise wiederherstellen?
A: Die automatische Teilnehmer-Synchronisation bleibt deaktiviert, um die Stabilität und Qualität Ihrer Kundenkommunikation zu gewährleisten. Microsoft bietet derzeit keine technische Lösung, um die automatischen Benachrichtigungen zu unterdrücken.

F: Was passiert mit bestehenden Terminen?
A: Bestehende Termine bleiben unverändert. Die Änderung betrifft nur neue Termine und zukünftige Synchronisationen.

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!