Einleitung
Kontaktduplikate können aktuell nur dann entstehen, wenn ein Kontakt z.B. eine andere E-Mail-Adresse verwendet, als bisher im FLOWFACT für den Datensatz hinterlegt ist oder wenn manuell ein Kontakt angelegt wird. Weitere Informationen zur Dublettenprüfung und möglichen Fehlerursachen finden Sie unter folgendem Artikel:
Dublettenprüfung bei der Anfragenverarbeitung
Kontakte zusammenführen
Um einen Kontakt zusammenzuführen, kann wie folgt vorgegangen werden:
1. Öffnen Sie die beiden Kontakte in einem eigenen Tab in Ihrem Browser (Rechtsklick auf den jeweiligen Kontakt):
2. Prüfen Sie die E-Mail-Adressen, die in beiden Kontakten hinterlegt sind, weichen diese voneinander ab, dann wählen Sie den Kontakt-Datensatz, mit dem Sie fortan weiterarbeiten möchten. Beachten Sie hierbei, ob in einem der beiden Datensätze bereits relevante Vorgänge sind, wie Termine oder generierte Dokumente.
Löschen Sie anschließend die E-Mail-Adresse aus dem Kontakt-Datensatz, den Sie nicht mehr weiter verwenden möchten und tragen Sie diese in den anderen Kontakt-Datensatz zusätzlich ein (so werden alle zukünftigen E-Mails Ihres Kontakts mit dem korrekten Datensatz verknüpft).
3. Löschen oder Archivieren: Sind im Duplikat keine relevanten Daten mehr enthalten, so können Sie dieses direkt löschen, andernfalls archivieren Sie bitte das Duplikat, anbei finden Sie unsere Anleitung:
Hinweis: Durch das Archivieren wird verhindert, dass das Kontaktduplikat in der Schnellsuche gefunden wird, es handelt sich um einen optionalen Schritt.
Zusätzlich möchte ich empfehlen, dass über das Widget „Beziehungen“ im Kontakt (über das Plus-Symbol) eine Verknüpfung zwischen beiden Datensätzen erstellt wird:
So erkennen Sie, wenn Sie Ihren Kontakt-Datensatz das nächste Mal öffnen, dass noch ein anderer Datensatz besteht und können diesen über einen Klick öffnen:
Ebenfalls werden von FLOWFACT erkannte ähnliche Datensätze im Kontakt unter Dubletten angezeigt: