Diese Anleitung gilt für folgende FLOWFACT-Produkte: |
________________________________________________________________________________________________________________
Mit der neuen E-Mail-Ansicht möchten wir Ihnen das Arbeiten mit Ihren E-Mails erleichtern, indem wir die Darstellung für Sie verbessert haben.
TIPP: Alle Bilder in dieser Anleitung sind anklickbar und können so in einem neuen Tab in Vollbild-Darstellung geöffnet werden.
Inhalt des FAQ-Artikels:
1. Voraussetzungen
2. Übersicht der Bereiche
3. Übersicht der Funktionen in der Liste
4. Übersicht der Funktionen der Mailansicht
Voraussetzungen
- Ein aktives E-Mail-Konto, welches dem aktuellen Benutzer zugewiesen ist. Eine Anleitung hierzu finden Sie auf der folgenden Webseite: E-Mail-Konto einrichten
Übersicht der Bereiche
1. Klicken Sie auf das Briefsymbol oder auf "E-Mail" (sollte Ihre Navigationsleiste ausgeklappt sein.), um die E-Mail-Übersicht zu öffnen.
2. Es öffnet sich sofort die neue E-Mail-Übersicht. Dort sehen Sie auf der linken Seite, das Menü, wo Sie zwischen Ihrem Posteingang, Ihren gesendeten Mails, Ihren Entwürfen und der Serienmail-Ansicht wechseln können. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, E-Mails und Serien E-Mails zu schreiben. In der Mitte finden Sie die Listenansicht und ganz rechts die Anzeige Ihrer vorher ausgewählten Ansicht (Posteingang, Gesendet oder Entwürfe) der Mails.
Nachfolgend die Gesamtansicht der Mails:
Übersicht der Funktionen in der Liste
In der Liste stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
1. Gelesen/Ungelesen-Status: Ist die Überschrift der E-Mail fett und die Absender-Adresse türkis markiert, so wurde diese E-Mail noch nicht gelesen. Ist sie bereits geöffnet worden, so ist die Schrift dünn und grau.
2. Absender-Kontakt: Schnellübersicht des Absenders, Betreffs und Nachrichtenvorschau. Ist für den verlinkten Kontakt ein Bild hinterlegt, so wird Ihnen dieses angezeigt. Hat der Kontakt in Ihrem FLOWFACT noch kein Profilbild, so erscheint der Anfangsbuchstabe der E-Mail-Adresse.
3. Mehrere E-Mails auswählen: Wenn Sie mit Ihrem Mauszeiger über das Kontaktbild bzw. die Initialen fahren, dann wird Ihnen das Auswahl-Kästchen angezeigt. Möchten Sie alle E-Mails markieren, verwenden Sie bitte das Auswahl-Kästchen rechts neben E-Mails:
Tipp: Sie können auch die Umschalt-Taste auf Ihrer Tastatur gedrückt halten und dann auf die gewünschten E-Mails klicken, um sie zu markieren.
4. Schnelloptionen: Sie haben drei Schnelloptionen für diese ausgewählte Mail: Erledigtstatus ändern, Gelesenstatus ändern, Mail löschen.
5. Dateianhänge: Enthält die E-Mail Dateianhänge, so erkennen Sie dieses an dem Büroklammer-Symbol
6. Mehrfachauswahloptionen: Gelesenstatus ändern, Erledigtstatus ändern, Löschen
Nachfolgend die Ansicht der Liste im Detail:
Übersicht der Funktionen der Mailansicht
In der ausgewählten Mail stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
1. Absender-Kontakt: Ist für den verlinkten Kontakt ein Bild hinterlegt, so wird Ihnen dieses angezeigt. Hat der Kontakt in Ihrem FLOWFACT noch kein Profilbild, so erscheint der Anfangsbuchstabe der E-Mail-Adresse.
2. Verlinkungen: Sie sehen die verlinkten Datensätze, falls diese schon bekannt sind. Diese wären Absender, Empfänger und Immobilien.
3. Verlinkungen hinzufügen: Weitere Datensätze verknüpfen können Sie über das PLUS-Symbol (+).
4. Filterleiste: Über die Schnellfilter können Sie auswählen, welche E-Mails Ihnen in der Liste angezeigt werden. Unter "Mehr Filter" können weitere Filterkriterien bestimmt werden.
5. Aktionsleiste: Mit der Aktionsleiste können Sie weitere Arbeitsschritte durchführen, z.B. auf die E-Mail antworten oder diese weiterleiten.
6. Status: Mit Klick auf das Statussymbol können Sie die E-Mail als erledigt oder unerledigt markieren. Hinweis: Ist Ihr Filter so eingestellt, dass nur unerledigte E-Mails angezeigt werden, dann verschwindet die E-Mail aus der Listenansicht, sobald Sie sie als erledigt markieren.
Nachfolgend die Ansicht der ausgewählten Mail im Detail:
Außerdem bietet FLOWFACT die Möglichkeit, einen Kontakt aus einer unbekannten Mailadresse zu erstellen. Halten Sie hierzu einfach die Maus über die Mailadresse, bis diese Orange hinterlegt ist und klicken dann darauf. Danach haben Sie die Optionen einen neuen Kontakt daraus zu erstellen oder eine Mail an diese zu schreiben.
Bei bereits bekannten Kontakten ändern sich die Optionen zu Mail schreiben, anrufen und Kontakt öffnen.
Weitere Funktionen stehen auch zur Verfügung, wenn Sie mit dem Mauszeiger z.B. über die Immobilie fahren. Sie können so beispielsweise schnell Verlinkungen lösen oder den verlinkten Datensatz öffnen.