Diese Anleitung gilt für folgende FLOWFACT-Produkte: |
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Mit dieser neuen und nützlichen Funktion können Sie mit wenigen Mausklicks den Bestand Ihrer Suchprofile automatisiert aktuell halten. Mithilfe der automatischen Archivierungsfunktion archiviert FLOWFACT für Sie automatisiert Suchprofile von Kontakten, mit denen bereits längere Zeit kein Kontakt erfolgt ist.
Grundeinstellungen zur automatischen Archivierung
Standardmäßig ist die automatische Archivierung von Suchprofilen deaktiviert. Unter Einstellungen > Tools & Integrationen > Suchprofile finden Sie unser neues Menü Automatische Archivierung von Suchprofilen:
Sie können je nach Art des Suchauftrags (z.B. Miete, Kauf, Investment) bestimmen, ob Suchprofile von FLOWFACT automatisch und ab wann diese archiviert werden sollen:
Über den Schalter können Sie die automatische Archivierung aktivieren/deaktivieren (1) und über das Drop-Down-Menü den Zeitraum bestimmen (2). Gemeint ist mit dem Zeitraum, die Zeitspanne, seit der kein Kontakt mit Ihren Interessent:innen stattgefunden hat und das Erstelldatum des Suchprofils. FLOWFACT archiviert alle Suchprofile die älter als der angegeben Zeitraum sind und in denen in der Zeitspanne kein Kontakt mehr erfolgte.
Beispiel: Für den Kunden Max Mustermann haben Sie vor 10 Monaten einen Suchauftrag für eine Mietwohnung angelegt, seit über 6 Monaten hat es aber keinen Kontakt mehr gegeben (z.B. E-Mails, Telefonate, Aufgaben, Exposés) und somit wird sein Suchprofil von FLOWFACT automatisch archiviert.
Hinweis 1: Beim erstmaligen Aktivieren der Funktion, prüft FLOWFACT alle vorhandenen Suchprofile und die dazu verknüpften Kontaktdatensätze und archiviert alle Datensätze mit dem festgelegten Inaktivitätszeitraum.
Hinweis 2: Generell findet die automatische Prüfung einmal täglich und die automatischen Archivierungen immer Nachts (ca. 03:00 Uhr) statt.
Automatisch archivierte Suchprofile einsehen
Automatisch archivierte Suchprofile erhalten beim Archivieren den Tag (Merkmal) Automatisch archiviert, um diese Einsehen zu können, gehen Sie bitte wie folgt vor:
1. Öffnen Sie bitte das Menü Immobilien > Suchprofile
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2. Klicken Sie nun auf Gespeicherte Filter und wählen Sie Automatisch archiviert
3. In der Liste sehen Sie jetzt alle automatisch archivierten Suchprofile und können diese auf Wunsch wieder in den Status Aktiv schalten:
Tipp 1: Sie können auch mehrere Suchprofile markieren und über die Aktion Global ändern gleichzeitig reaktivieren/bearbeiten, anbei finden Sie den Link zu unserer Anleitung:
Mehrere Datensätze gleichzeitig ändern (Global ändern)
Tipp 2: Über die Landingpage können Ihre Interessent:innen selbstständig ihre Suchprofile einsehen und bearbeiten und auch neue hinzufügen. In folgender Anleitung erklären wir, wie diese verwendet werden kann:
Landingpage für Interessent:innen - Suchprofile durch Interessent:innen anlegen und bearbeiten