Diese Anleitung gilt für folgende FLOWFACT-Produkte: |
Die alternative Anleitung für FLOWFACT MINI finden Sie unter folgendem Link: Interessent:innen-Verwaltung: Deals - FLOWFACT MINI
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Über unser neues Deals-Menü bekommen Sie die Möglichkeit, Interessent:innen aus allen Quellen zu verwalten. In dieser Anleitung erklären wir Ihnen, wie das Menü aufgebaut ist und wie genau Deals die Vermarktung erleichtern.
TIPP: Alle Bilder in dieser Anleitung sind anklickbar und können so in einem neuen Tab in Vollbild-Darstellung geöffnet werden.
In Ihrem FLOWFACT finden Sie das neue Menü in Ihrer Navigationsleiste unter Deals:
Außerdem finden Sie Deals auch in Ihren geöffneten Immobilien und Kontakten unter Deals. In diesen Ansichten ist der Filter für das jeweilige Objekt oder den Kontakt bereits voreingestellt, sodass Ihnen z.B. nur die Deals der ausgewählten Immobilie angezeigt werden:
Inhaltsverzeichnis
- Definition "Deal"
- Aufbau des Deal-Menüs
- Einen Deal anlegen
- Arbeiten mit Deals
- Einen Deal abschließen
- Deals löschen und wiederherstellen
- Tipp: Deals in der Immobilie und im Kontakt anzeigen
Definition "Deal"
Ein Deal in FLOWFACT ist die Darstellung einer Vertriebsmöglichkeit. So wird für alle eingehenden Interessentenkanäle wie Telefon, Mail, persönlicher Kontakt oder Portalanfragen ein Deal manuell oder automatisch erstellt und stellt eine 1:1-Verbindung zwischen einem Interessenten und der Immobilie dar. Innerhalb dieser Deals können Sie den Prozess verfolgen, Aktionen durchführen und spezifische Angaben zu Erfolg oder Ablehnung zur Finalisierung hinzufügen.
Die Deals werden in vier Vermarktungsphasen und zwei Abschlussphasen unterteilt (klicken Sie auf das Bild, um es als Vollbild anzuzeigen):
Die Vermarktungsphasen definieren sich wie folgt:
- Neue Anfrage: Neu angelegte Deals, entweder manuell oder automatisch durch eine Portalanfrage erstellt.
- Qualifiziert: Die Angaben Ihrer Interessent:innen wurden bereits geprüft. Ein neuer Deal erscheint zudem automatisch in der Phase Qualifiziert, sobald manuell ein interaktives Exposé versendet wurde. Die Vermarktungsphase wird nicht automatisch auf Qualifiziert gesetzt, wenn das Exposé automatisch oder manuell als Antwort auf eine Anfrage(Portalanfrage oder manuell erstellt) gesendet wird.
- Persönlicher Kontakt: Diese Phase ist für die Kontaktaufnahme gedacht, also wenn bereits erste Gespräche und oder Besichtigungstermine stattgefunden haben oder geplant sind.
- Konkretes Interesse: Der Deal ist kurz vor Abschluss, ein Angebot Ihres Interessenten liegt bereits vor.
Die Abschlussphasen werden erreicht, wenn die Vermarktungsphasen abgeschlossen wurden:
- Absage: Ihr Interessent hat seine Anfrage zurückgezogen oder es konnte keine Einigung bei den Verhandlungen erzielt werden.
- Erfolg: Eigentümer, Interessenten und Makler konnten sich vertraglich einigen und die Vermittlung des Objekts war erfolgreich.
In folgender Anleitung erklären wir außerdem, wie Deals beim Erstellen eingeordnet werden:
Zuordnung neuer Deals
Aufbau des Deal-Menüs
Das Deal-Menü in einer Übersicht:
Nachfolgend finden Sie eine kurze Erläuterung zu den einzelnen Elementen des Chancen-Menüs.
1. Alle aktiven Deals: Hier finden Sie all Ihre nicht abgeschlossenen Deals
2. Phasen der Deals: Sie haben hier die Möglichkeit sich Deals abhängig von ihrer derzeitigen Phase anzeigen zu lassen. Klicken Sie bspw. auf Neue Anfrage, dann sehen Sie alle neu eingegangen Deals. Die Zahlen zeigen zudem an, wie viele Deals sich derzeit in der Phase befinden:
3. Filterleiste: Über die Filterleiste können Sie über die Schnellfilter bestimmen, welche Deals Ihnen angezeigt werden sollen. Unter Mehr Filter können eigene Filter erstellt und für später gespeichert werden, diese finden Sie dann unter Gespeicherte Filter. Eine umfangreichere Anleitung zum Filtern finden Sie unter folgendem Link: Filtern im FLOWFACT
4. Aktions- und Markierungsleiste: Auf der linken Seite finden Sie die Markierungsleiste (Punkt 1), über die Sie entweder alle Deals in der Liste oder einzelnen Deals markieren können. Sobald einer oder mehrere Deals ausgewählt sind, können Sie über die Aktionsleiste (Punkt 2) eine Aktion durchführen:
Erklärung zu den einzelnen Aktionen:
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E-Mail-Schreiben: Öffnet den FLOWFACT-Mailclient, um eine E-Mail an den verlinkten Interessenten zu schreiben. Unsere Anleitung hierzu finden Sie unter folgendem Link:
FLOWFACT E-Mail-Client: E-Mails versenden -
Exposé-Versand: Die Exposé-Versandmaske öffnet sich, der verlinkte Kontakt und die Immobilie des Deals werden hierbei vorausgewählt. Unsere Anleitung hierzu finden Sie unter folgendem Link:
Interaktives Exposé V2 versenden -
Termin vereinbaren: Es öffnet sich Ihr Kalender, um einen Termin zu vereinbaren und es besteht die Möglichkeit, eine Terminbestätigung an Ihre Interessent:innen zu versenden. Unsere Anleitung hierzu finden Sie unter folgendem Link:
Termine vereinbaren -
Fortschritt ändern: Sie können die Phase des Deals manuell ändern, z.B. den Deal von Neue Anfrage zu Persönlicher Kontakt verschieben.
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Deal schließen: Hierüber können Sie den Deal entweder als Erfolg oder als Absage abschließen, der Deal wird daraufhin in die entsprechende Phase verschoben:
Einen Deal anlegen
Deals werden automatisch angelegt, sobald an einen Kontakt ein interaktives Exposé zugesendet wird oder eine Portalanfrage in Ihrem FLOWFACT eingeht. Zudem besteht jedoch auch die Möglichkeit, händisch Deals anzulegen:
1. Klicken hierzu unter Deals > Alle aktiven Deals auf den Button Hinzufügen:
2. Es öffnet sich eine neue Eingabemaske, in dieser hinterlegen Sie bitte den Interessenten, die betroffen Immobilie und den Immobilienbetreuer der Immobilie. Über die Sterne können Sie zudem eine erste Einschätzung abgeben, wie wahrscheinlich die Vermittlung ist und haben zudem die Möglichkeit bereits Preis- und Finanzierungsangebote zu erfassen.
Hinweis 1: Bei automatisiert erstellten Deals wird der Immobilienbetreuer automatisch eingefügt, nur beim händischen Anlegen, muss dieser manuell hinterlegt werden. Wichtig: Es handelt sich nicht um einen FLOWFACT-Benutzeraccount, sondern den auch in der Immobilie verlinkten Kontaktdatensatz. Wie Sie diesen in Ihrer Immobilie ändern können, erfahren Sie in folgender Anleitung: Immobilienbetreuer:in anpassen
Hinweis 2: Ein Deal zwischen Interessent:in und einem Objekt ist ein Unikat und kann nicht dupliziert werden. Das bedeutet, wenn wir beispielsweise den gleichen Interessent:innen nochmal ein interaktives Exposé zum gleichen Objekt zusenden, hierdurch kein neuer Deal entsteht. In der Historie des Kontakts und der Immobilie wird der erneute Versand jedoch erfasst und kann überprüft werden.
Arbeiten mit Deals
Die Deals helfen Ihnen einen Überblick über den Vermarktungsstand und die gängigsten Aktionen über eine Ansicht durchzuführen. Die meisten Aktionen können direkt in der Listenansicht getätigt werden und die wichtigsten Informationen, wie z.B. der letzte Besichtigungstermin oder Status des interaktiven Exposés, sind hier zu finden:
Klicken Sie direkt auf einen Datensatz, so öffnet sich die Vorschauseite, in dieser können Sie bspw. eine Notiz hinterlegen, über die Sterne eine erste Einschätzung abgeben oder die Phase des Deals ändern:
Unterschied zwischen Kommentar und Notiz: Ein Kommentar ist nur auf den Deal bezogen, eine Notiz kann mit Interessent:innen und/oder Immobilien verknüpft werden und erscheint dann auch in der Historie:
Aufgaben: Über das neue Feld können Sie Aufgaben erstellen, geben Sie hierzu die Bezeichnung ein, z.B. Rückrufwunsch und klicken Sie auf Erstellen:
Haben Sie bereits Aufgaben für einen Deal hinterlegt, so erscheinen diese im Deal und im Taskboard. Über das Kalender-Symbol können Sie ein Fälligkeitsdatum setzen und mit Klick auf das Benutzerbild können Sie die Aufgabe zuweisen: Einen Deal abschließen
Über den Aktionsbutton Deal schließen können Sie den Deal in eine der Abschlussphasen Absage oder Erfolg verschieben.
Absage: Wählen Sie diese Option, dann öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Absagegrund hinterlegen können. Markieren Sie zudem die Option "Schreibe Absage E-Mail", gelangen Sie direkt nach dem Betätigten des Speicher-Buttons in die E-Mail-Versand-Maske.
Haben Sie einen Deal versehentlich abgeschlossen oder Ihre Interessent:innen haben ihre Meinung geändert, so können Sie in die Phase Absage wechseln und dort über die Vorschau mit dem Button "Reaktivieren" den Deal wieder in die Vermarktungsphasen zurücksetzen.
Erfolg: Schließen Sie einen Deal mit Erfolg ab, dann können Sie das Preisangebot hinterlegen und haben auch die anderen Deals der verlinkten Interessenten:in abschließen, z.B. wenn diese auch andere Immobilien angefragt haben sollte:
Deals löschen und wiederherstellen
Möchten Sie einen Deal löschen, so haben Sie die Auswahl nur den Deal oder den Deal inklusive Kontakt zu löschen:
In beiden Fällen können Sie den Deal und ggf. den Kontakt aus Ihrem Papierkorb wiederherstellen. Unter folgendem Link finden Sie unsere Anleitung hierzu:
Gelöschte Daten wiederherstellen
Tipp: Deals in der Immobilie und im Kontakt anzeigen
Die Deals zu einem Objekt oder einem Kontakt können auch direkt über die Immobilie oder den Kontakt unter dem Menüpunkt Deals aufgerufen werden. Der Filter wird beim direkten Aufrufen automatisch so eingestellt, dass Sie nur die Deals zu diesem Datensatz sehen.
Hinweis: In der Spalte Quelle können Sie zudem erkennen, wie der Deal entstanden ist, also ob dieser händisch angelegt, über eine Portalanfrage oder einen Exposé-Versand erstellt worden ist.