Diese Anleitung gilt für folgende FLOWFACT-Produkte: |
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FLOWFACT bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten Ihre E-Mails abzurufen, zu versenden und zu bearbeiten. Darüber hinaus können Sie über FLOWFACT automatisch Ihre Kontakte und Termine mit Ihren mobilen Endgeräten oder Workstations synchronisieren.
Technische Möglichkeiten
Funktionen |
FLOWFACT Mail |
Exchange (lokal oder online) |
Microsoft 365-Exchange |
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E-Mails senden / empfangen |
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Kontakte synchronisieren |
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Termine synchronisieren |
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FLOWFACT Outlook-Addin |
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Outlook-Funktionalitäten (Termineinladungen, Terminplanungsassistent, E-Mail Regeln usw.) |
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Im Folgenden werden die Unterschiede der verschiedenen Lösungen beschrieben.
FLOWFACT Mail (Die integrierte E-Mail-Lösung)
Wie funktioniert es?
- FLOWFACT Mail bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre E-Mails direkt über FLOWFACT zu versenden, zu beantworten und weiterzuleiten
- Ausgehende E-Mails mit Kontakten und Immobilien verknüpfen
Zusätzliche Vorteile
- Erstellung von personalisierten Vorlagen für unterschiedliche Korrespondenzen
- Signaturen für E-Mails
- Serienmailingfunktion (max. 100 Empfänger)
Voraussetzungen
- Einrichtung eines IMAP/SMTP- oder Exchange-Kontos in FLOWFACT
IMAP/SMTP
Wie funktioniert es?
- Aktiviert FLOWFACT Mail
- FLOWFACT erfasst automatisch alle empfangen oder versendeten E-Mails des eingebundenen Postfachs, unabhängig davon, aus welchem Programm die E-Mail bearbeitet wurde
- Grundvoraussetzung für die FLOWFACT Anfragenverarbeitung
- Eine Synchronisation der Kontakte und Termine besteht nicht
Voraussetzungen
- Benötigt wird ein Postfach bei einem E-Mail-Provider, welches die Anbindung via IMAP/SMTP unterstützt
Wie erfolgt die Einbindung?
- Hinterlegen der IMAP/SMTP-Serverdaten in FLOWFACT
- Bei GMail: GMail/Google/G-Suite: Kontoeinstellungen für den Mailabruf im FLOWFACT
- IMAP muss bei dem Provider aktiviert sein
Beispiel "web.de"
Exchange
Wie funktioniert es?
- Direkte Anbindung eines Exchange-Postfachs in FLOWFACT
- Aktiviert FLOWFACT Mail
- FLOWFACT erfasst automatisch alle empfangen oder versendeten E-Mails des eingebundenen Postfachs, unabhängig davon, aus welchem Programm die E-Mail bearbeitet wurde
- Grundvoraussetzung für die FLOWFACT Anfragenverarbeitung
- Darüber hinaus werden E-Mails, Kontakte und Termine synchronisiert
Welche Voraussetzungen gibt es?
- Voraussetzung Exchange Server ab 2016 (speziell für Outlook Addin)
- Entweder ein eigener Server oder bereitgestellt durch den E-Mail-Provider
Wie erfolgt die korrekte Einrichtung?
- Konfiguration des Exchange-Postfachs
- Postfächer benötigen eine Benutzerauthentifizierung
- Exchange Server von extern erreichbar sein
- Outlook Addin Installation: Das FLOWFACT Outlook Add-In
Anleitungen zur Synchronisation
- Kontakte: Kontakte übertragen aus dem FLOWFACT
- Termine: Terminübertragung in das FLOWFACT
Microsoft 365 Exchange
Wie funktioniert es?
- Identisch mit Exchange
Welche Voraussetzungen gibt es?
-
Microsoft Exchange Online >> Microsoft Exchange Online-Pläne vergleichen
- oder einen Microsoft 365 Business Plan, welcher den Online-Dienst Exchange enthält >> Microsoft 365 Business Pläne
- sollte das E-Mail-Konto nicht bei Microsoft gehostet wird, müsste dieses nach Microsoft umgezogen werden >> weitere Informationen
Wie erfolgt die korrekte Einrichtung?
- Konfiguration des Exchange-Postfachs über die Microsoft Administration
- Postfächer benötigen eine Benutzerauthentifizierung
- Outlook Addin Installation: Das FLOWFACT Outlook Add-In
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Hinweis! Der Umzug oder die Installation können bei einem FLOWFACT-zertifizierten Installationspartner beauftragt werden. >> Liste der Installationspartner |
Anleitungen zur Synchronisation
- Kontakte: Kontakte übertragen aus dem FLOWFACT
- Termine: Terminübertragung in das FLOWFACT
Weitere Informationen
Technische Hintergründe zu der Synchronisation mit einem E-Mail-Konto in FLOWFACT
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Wie schnell werden die Daten nach FLOWFACT synchronisiert? |
Bei einem Exchange-Konto werden die Daten nahezu in Echtzeit nach FLOWFACT synchronisiert. Bei IMAP/SMTP kann es einen kurzen Augenblick dauern. |
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Wenn eine E-Mail in meinem E-Mail-Programm gelesen wird, wird sie automatisch in FLOWFACT erledigt? |
Nein, diese Informationen werden zwischen FLOWFACT und Outlook nicht ausgetauscht. |
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Wenn ich in meinem E-Mail-Programm eine Mail lösche, wird diese in FF gelöscht? |
FLOWFACT dient der Datenaufbewahrung und wird daher nur auf explizite Anforderung des Nutzers die Mail löschen. In FLOWFACT gelöscht E-Mails werden auch nicht in Ihrem Postfach gelöscht. |
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Wird jede Mail aus Outlook mit der EML-Datei im Anhang importiert? |
Nicht im Anhang. Die Information wird lediglich in unserer Datenbank gespeichert. |
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Werden Antworten und weitergeleitete E-Mails aus dem E-Mail-Programm nach FLOWFACT synchronisiert? |
Ja, jegliche E-Mail-Korrespondenz wird automatisch oder manuell nach FLOWFACT übertragen. |
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Welche Ordner aus Outlook werden synchronisiert? |
Eingehende Mails werden bei automatischem E-Mail-Abruf aus dem Posteingang (Inbox) nach FLOWFACT übernommen. |
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Was passiert, sobald eine E-Mail aus dem Postfach heraus in einen anderen Ordner verschoben wird? |
Nach einmaligem Speichern der E-Mail in FLOWFACT wird diese nicht mehr beeinflusst. Lediglich durch die Nutzung des FLOWFACT Outlook Addins. |
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Werden Aufgaben aus Microsoft Outlook nach FLOWFACT synchronisiert? |
Nein, Aufgaben bieten grundlegend nicht die notwendigen Verbuchungsmöglichkeiten und werden nicht unterstützt. |
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Wie können Postfächer verrechtet werden? |
1. FLOWFACT bietet die Möglichkeit E-Mails so zu verrechten, dass nur der Besitzer des Kontos diese sehen und bearbeiten kann. Weitere Informationen > Berechtigungen: E-Mails 2. Über das FLOWFACT Outlook Addin kann die E-Mail manuell hinterlegt und verrechtet werden |
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Werden Outlook Erinnerungen von FLOWFACT übernommen? |
Nein |
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Werden archivierte/inaktive Kontakte synchronisiert? |
Alle markierten Kontakte werden synchronisiert. |
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Wie werden Erinnerungen in einer E-Mail synchronisiert? |
Es erfolgt keine Synchronisation der Erinnerungen. |
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Wie kann ich eine E-Mail eines anderen Benutzers aus der FLOWFACT Historie beantworten, weiterleiten und bearbeiten? |
Aktuell lediglich über den internen Mailclient. |
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Wie werden E-Mail-Vorlagen verwaltet? |
1. Für FLOWFACT Mail können Vorlagen direkt über FLOWFACT erstellt werden. Weitere Informationen > FLOWFACT E-Mail-Client: E-Mail-Vorlagen erstellen 2. Vorlagen, welche in Ihrem E-Mail-Programm verwendet werden sollen, können nicht in FLOWFACT erstellt oder verwaltet werden. |