Im folgenden Artikel wollen wir Ihnen die Funktionsweise des Absage-Workflows erläutern. Sobald Sie eine Immobilie vermittelt haben, ist es hilfreich den verbliebenen Interessenten mitzuteilen, dass die angefragte Immobilie vergriffen ist. Eventuell wollen Sie einigen Interessenten auch eine alternative Immobilie aus Ihrem Portfolio anbieten.
Mit der Funktion Absage senden ermöglichen wir es Ihnen mehreren Interessenten gleichzeitig eine Absage zu senden und gleichzeitig die Anfragen auf „erledigt“ zu setzen.
Änderungen in der Übersicht der Portalanfragen
In der Übersicht zu Ihren Portalanfragen (Immobilien -> Anfragen verwalten) haben wir 2 Änderungen vorgenommen:
- Wir zeigen nun den Status der Anfrage in der Liste an.
- Sie finden eine neue Action „Absage senden“ über der Liste
Funktionsweise des Workflows
Haben Sie beispielsweise eine Immobilie verkauft, können Sie mit dem neuen Workflow einfach allen verbliebenen Interessenten eine Absage schicken.
Gehen Sie zuerst auf die Übersicht der Portalanfragen und filtern Sie jetzt nach den Anfragen für ein bestimmtes Objekt.
Auch weitere Einschränkungen sind möglich. Schicken Sie beispielsweise nur eine Absage an Interessenten, die Ihr Exposé betrachtet haben.
Selektieren Sie all die Interessenten, denen Sie eine Absage senden möchten und klicken Sie auf die Aktion Absage senden.
Jetzt öffnet sich ein Fenster rechts, in dem Sie unsere Standard-Absage E-Mail finden. Wie Sie diese auch individualisieren können, finden Sie weiter unten im Artikel.
Die soeben geöffnete E-Mail ist eine Serien-E-Mail (jeder Kontakt bekommt eine eigene E-Mail) und sowohl Kontakte als auch das zugehörige Objekt der Anfragen ist automatisch verlinkt. So stellen Sie sicher, dass die Historien entsprechend gepflegt sind.
Wenn Sie nun die Absagen versenden, werden die Anfragen auf den Status erledigt gesetzt. Wenn Sie die Liste dann einmal aktualisieren, sehen Sie, dass die Anfragen jetzt auf erledigt gesetzt wurden.
Hinweis: Da wir den Status der Anfragen updaten und in der E-Mail Informationen zu der Immobilie anzeigen, kann im Workflow nur Absagen zu einer Immobilie versendet werden.
Neue E-Mail Vorlagen
In Ihren E-Mail-Vorlagen finden Sie eine neue Kategorie (Absage E-Mails). Dort finden sich 2 neue E-Mails. Eine Standard-Absage E-Mail und eine Absage E-Mail mit alternativer Immobilie.
Wollen Sie diese Mails ändern, duplizieren Sie unsere Mail und verändert Sie diese nach Ihren Wünschen. Alternativ können Sie auch einfach eine neue Vorlage erstellen.
Sie können eine E-Mail, die in der Kategorie Absage E-Mails liegt, auch als Standard für den Absage-Workflow festlegen. Dies können Sie am Nutzer unter den nutzerbasierten E-Mail-Einstellungen, unter Einstellungen>Profil festlegen.
Hinweis: Die Absage E-Mails können Sie auch in dem normalen E-Mail Prozess verwenden. Dann werden nur die zugehörigen Anfragen nicht auf erledigt gesetzt.