Workflow: Absagen an Interessenten versenden

Im folgenden Artikel wollen wir Ihnen die Funktionsweise des Absage Workflows erläutern. Sobald Sie eine Immobilie vermittelt haben, ist es hilfreich den verbliebenen Interessenten mitzuteilen, dass die angefragte Immobilie vergriffen ist. Eventuell wollen Sie einigen Interessenten auch eine alternative Immobilie aus Ihrem Portfolio anbieten.  

Mit der Funktion Absage senden ermöglichen wir es Ihnen mehreren Interessenten gleichzeitig eine Absage zu senden und gleichzeitig die Anfragen auf “erledigt” zu setzen.  

Änderungen in der Übersicht der Portalanfragen 

In der Übersicht zu Ihren Portalanfragen (Immobilien -> Anfragen verwalten) haben wir 2 Änderungen vorgenommen: 

1. Wir zeigen nun den Status der Anfrage in der Liste an. 
2. Sie finden eine neue Action “Absage senden” über der Liste 

Funktionsweise des Workflows 

Haben Sie beispielsweise eine Immobilie verkauft, können Sie mit dem neuen Workflow einfach allen verbliebenen Interessenten eine Absage schicken.  

Gehen Sie zuerst auf die Übersicht der Portalanfragen und filtern Sie nun nach den Anfragen für ein bestimmtes Objekt.  

Auch weitere Einschränkungen sind möglich. Schicken Sie beispielsweise nur eine Absage an Interessenten, die Ihr Exposé betrachtet haben. 

Selektieren Sie all die Interessenten, denen Sie eine Absage senden möchten und klicken Sie auf die Aktion Absage senden.  

Nun öffnet sich ein Fenster rechts, in dem Sie unsere Standard Absage E-Mail finden. Wie Sie diese auch individualisieren können, finden Sie weiter unten im Artikel.  

Die nun geöffnete E-Mail ist eine Serien-E-Mail (jeder Kontakt bekommt eine eigene E-Mail) und sowohl Kontakte als auch das zugehörige Objekt der Anfragen ist automatisch verlinkt. So stellen Sie sicher, dass die Historien entsprechend gepflegt sind.  

Wenn Sie nun die Absagen versenden, werden die Anfragen auf den Status erledigt gesetzt. Wenn Sie die Liste nun einmal refreshen, sehen Sie, dass die Anfragen nun auf erledigt gesetzt wurden.  

Hinweis: Da wir den Status der Anfragen updaten und in der E-Mail Informationen zu der Immobilie anzeigen, kann im Workflow nur Absagen zu einer Immobilie versendet werden.  

Neue E-Mail Vorlagen 

In Ihren E-Mail Vorlagen finden Sie einen neue Kategorie (Absage E-Mails). Dort finden sich 2 neue E-Mails. Eine Standard Absage E-Mail und eine Absage E-Mail mit alternativer Immobilie.  

Wollen Sie diese Mails ändern, duplizieren Sie unsere Mail und verändert Sie diese nach Ihren Wünschen. Alternativ können Sie auch einfach eine neue Vorlage erstellen.  

Sie können eine E-Mail die in der Kategorie Absage E-Mails liegt auch als Standard für den Absage Workflow festlegen. Dies können Sie am Nutzer unter den nutzerbasierten E-Mail Einstellungen festlegen. 

Hinweis: die Absage E-Mails können Sie auch in dem normalen E-Mail Prozess verwenden. Dann werden nur die zugehörigen Anfragen nicht auf erledigt gesetzt.