Mein Umstieg zu FLOWFACT Mini

 

Inhaltsverzeichnis:

• 1. Account in FLOWFACT Mini anlegen
• 2. Grundeinrichtung
• 3. Portalschnittstelle anlegen und Objekte aus ImmoScout24 importieren
• 4. E-Mailpostfach hinzufügen
• 5. Immobilienbetreuer anlegen und Objekte zu Portalen übertragen

 

Hinweis: FLOWFACT ist für den Google Chrome Browser optimiert. Für eine bessere Performance und geringe Fehleranfälligkeit, empfehlen wir die Nutzung des Browsers für Ihre Arbeit in FLOWFACT. 

Die Liste mit den Systemanforderungen finden Sie hier: Systemvoraussetzungen

 

1. Account in FLOWFACT Mini anlegen

Rufen Sie die Registrierungsseite von FLOWFACT auf: https://apps.flowfact.com/auth/registration

Geben Sie Ihre E-Mail Adresse und zwei Mal das Passwort ein. Bestätigen Sie die AGBs. 

Klicken Sie nun auf Weiter

In der oberen rechte Ecke erscheint nun die Meldung, dass ein Bestätigungscode an die E-Mail Andresse gesendet wurde. Kopieren Sie diesen aus der E-Mail und fügen es in das neue Fenster ein. Klicken Sie auf Übernehmen.

Geben Sie im neuen Fenster Ihre persönlichen Daten ein und klicken auf Weiter.

 

Geben Sie nun die Unternehmensdaten ein und bestätigen Sie diese.

Die Einrichtung dauert einige Augenblicke, Sie werden danach ins System weitergeleitet. Der erste Schritt ist somit getan, Sie können nun mit der Grundeinrichtung beginnen.

 

2. Grundeinrichtung

Um die Portalübertragung und das interaktive Expose bestmöglich nutzen zu können, müssen im System Grundeinstellungen durchgeführt und Informationen hinterlegt werden.

 

2.1 Profil des Benutzers

Innerhalb des Profils des Benutzers, der den Versand des Interaktiven Exposés nutzen möchte, sollten folgende Angaben vorhanden sein:

• Anrede
• Vorname
• Nachname
• Position
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Profilbild

Sollten Sie einen FLOWFACT-Account mit Administrationsrechten besitzen, so können Sie die Angaben unter Einstellungen > Benutzerverwaltung > Benutzer für jeden Benutzer-Account in Ihrem FLOWFACT prüfen. Im Screenshot blau markiert, finden Sie die notwendigen Felder:

 

2.2 Unternehmensdaten

In den Unternehmensdaten sollten folgende Angaben vorhanden sein:

• Firmenname
• Straße
• Postleitzahl
• Ort
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Firmenlogo

Sie finden Ihre Firmenangaben unter Einstellungen > Unternehmen > Firmenprofil. Im Screenshot sind die notwendigen Angaben in Blau markiert:  

 

2.3 Rechtliche Angaben

Folgende rechtliche Angaben sollten hinterlegt werden:

• Geschäftsführer/in
• Impressumslink
• Link zu Datenschutzrichtlinien
• Allgemeine Geschäftsbedingungen 

Sie finden Ihre Firmenangaben unter Einstellungen > Unternehmen > Firmenprofil. Im Screenshot sind die notwendigen Angaben in Blau markiert:  

Hinweis: Für einige Unternehmensformen ist das Hinterlegen von AGB keine Pflichtangabe, informieren Sie sich bitte hierzu ggf. bei Ihrem Rechtsbeistand, ob diese für Ihr Unternehmen erforderlich sind. Im Versand des interaktiven Exposés V2 lässt sich der Hinweis hierzu aktuell noch nicht ausblenden, sie können das Exposé aber dennoch versenden. 

 

2.4 Einwilligungen und Belehrungen

Im Abschnitt Einwilligungen und Belehrungen sollten Rechtstexte hinterlegt werden. Sie können dazu ganz einfach die Beispiel-Rechtstexte von FLOWFACT importieren.

Einstellungen > Interaktives Expose >  Rechtstexte

 

Sofern Sie die unsere Rechtstexte als Grundlage verwenden möchten, können Sie diese mit dem Button "Beispiel-Rechtstexte hinterlegen" einpflegen. Es erscheint eine Meldung mit Hinweisen zum Haftungsausschluss bitte lesen Sie diese, ehe Sie die Meldung bestätigen.

Unser ausführliches FAQ zu dem Thema finden Sie hier: Rechtstexte laden/bearbeiten/ändern

 

2.5 Design

Es sollten alle notwendigen Design-Einstellungen vorgenommen werden:

• Logo hell wurde hinterlegt
• Logo dunkel wurde hinterlegt
• Ein Standard-Exposé wurde gewählt
• Akzentfarbe und Kontrastfarbe sind gesetzt

In unserer Anleitung finden Sie genauere Informationen zu den Design-Einstellungsmöglichkeiten: 

Interaktives Exposé / IEX: Exposé Design

 

2.6 Konfigurationseinstellungen für das interaktive Expose

In den sonstigen Einstellungen wurden folgende Entscheidungen getroffen:

• Exposé-Gültigkeitsdauer (in Tagen)
• Tracking aktivieren

Sie finden Ihre Exposé-Konfigurationseinstellungen unter Einstellungen > Interaktives Expose > Konfiguration. Im Screenshot sind die notwendigen Angaben in Blau markiert, alle weiteren Einstellungen sind optional:  

In folgender Anleitung erklären wir die Tracking-Einstellungsmöglichkeiten: 
Interaktives Exposé / IEX: Tracking Aktivieren und deaktivieren

 

2.7 Automatische Anfragenverarbeitung aktivieren

Damit die eingehenden Portalanfragemails als solche erkannt und automatisch verarbeitet werden, muss die Anfragenverarbeitung in FLOWFACT aktiviert werden. Solang die Option deaktiviert ist, muss jede einzelne Anfragemail manuell verarbeitet werden. 

Gehen Sie dazu in die Einstellungen -> Portale & Datenimport -> Anfragenverarbeitung und klicken auf Anfragen automatisch verarbeiten

 

 

Die Grundeinrichtung ist damit abgeschlossen. Sie haben nun alle wichtigen Einstellungen durchgeführt und können jetzt eine Portalschnittstelle einrichten.

 

3. Portalschnittstelle anlegen und Objekte aus ImmoScout24 importieren

In diesem Abschnitt finden Sie Informationen zur Anlage von einer ImmoScout24 Portalschnittstelle und den Import der dortigen Immobilien ins FLOWFACT Mini.

 

3.1 Portalschnittstelle anlegen

1. Wechseln Sie in den Bereich Einstellungen > Datenverarbeitung  > Portale

 

2. Klicken Sie dann oben auf"Portal hinzufügen" und wählen ImmoScout24 aus der List aus.

 

3. Klicken Sie auf den Button "Am Portal anmelden".

Sie werden nun zur Anmeldeseite von ImmoScout24 weitergeleitet. Geben Sie die Zugangsdaten ein und bestätigen die Meldung, dass FLOWFACT Ihr ImmoScout24 Konto zugreifen darf. Ist alles korrekt eingegeben, kehren Sie automatisch nach einigen Augenblicken zurück zu FLOWACT. Die Portalschnittstelle ist nun eingerichtet und kann ab sofort genutzt werden. 

Ein ausführliches FAQ zur Einrichtung von Portalten finden Sie hier: Schnittstelle zu einem Immobilienportal anlegen

 

3.2 Objekte aus ImmoScout24 importieren

Die Portalschnittstelle zu ImmoScout24 ist eingerichtet und Sie haben nun die Möglichkeit, Ihre Objekte aus dem Portal zu FLOWFACT Mini zu importieren. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Einstellungen > Datenverarbeitung > IS24-Importer

 

2.  Wählen Sie jetzt entweder alle Immobilien (weißes Kästchen, links neben Headline) oder einzelne Immobilien aus und betätigen Sie anschließend Import starten: 

 

3. Anschließend erscheint ein Bestätigungshinweis. Beachten Sie bitte, dass beim Import von Immobilien keine Duplikatsprüfung erfolgt, d. H. sollte eine Immobilie in Ihrem FLOWFACT bereits vorhanden sein, dann wird diese erneut angelegt. Betätigen Sie den Button weiter, um den Import zu starten: 

4.  Sie erhalten nun die folgende Erfolgsmeldung: 

Je nach Datenmenge kann es unterschiedlich lange dauern, ehe alle Immobilien in Ihrem FLOWFACT zu finden sind. Werden nur einzelne Immobilien importiert, dann dauert die Übertragung i.d.R. nur wenige Sekunden. 

 

4. E-Mailpostfach hinzufügen

Damit die Portalanfragen ins FLOWFACT eingehen und dort verarbeitet werden, muss ein E-Mailpostfach im System hinterlegt werden.

1. Wechseln Sie zu Einstellungen -> Persönliches Profil -> Persönliche E-Mail-Synchronisierung

 

2. Um Ihr E-Mail-Konto zu verknüpfen, klicken Sie auf "Konto hinzufügen" und wählen aus, ob es sich bei dem Konto um ein Exchange/Microsoft Office 365-Konto oder ein IMAP/SMTP-Konto handelt.

Klicken Sie auf das Logo, um die zugehörige Anleitung aufzurufen:

 

5. Immobilienbetreuer anlegen und Objekte zu Portalen übertragen

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie man einen Immobilienbetreuer anlegt und die Immobilien zum Portal überträgt.

 

5.1 Immobilienbetreuer anlegen und im Objekt verknüpfen

Bitte beachten Sie, dass der Immobilienbetreuer-Datensatz ein Kontaktdatensatz ist und kein FLOWFACT-Benutzeraccount ist. Wie Sie einen Kontaktdatensatz erstellen, erfahren Sie in folgender Anleitung: Kontakte erstellen & löschen

 

Der Immobilienbetreuer-Datensatz wird als Ansprechpartner zu den Portalen übertragen und im interaktiven Exposé verwendet. In der Immobilie kann dieser an zwei Stellen hinterlegt werden. WICHTIG: Anfragen von Portalen werden an das im Datensatz hinterlegte Mailkonto gesendet.

1. Öffnen Sie die gewünschte Immobilie und dann den Reiter Veröffentlichung. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen, unter Immobilienbetreuer, können Sie einen Kontaktdatensatz auswählen. 

2. Ist bereits ein Kontaktdatensatz hinterlegt, dann können Sie diesen mit einen Klick auf dem Namen öffnen, um die Angaben anzupassen. Über das Drei-Punkte- und das X-Symbol können Sie den Datensatz auf Wunsch entfernen.

 

5.2 Objekt zum Portal übertragen

1. Öffnen Sie die gewünschte Immobilie und wechseln in den Reiter "Veröffentlichung" und klicken bei dem entsprechenden Portal auf den Schalter. Die Übertragung wird gestartet. 

 

2. Fertig! Sind alle Einstellungen korrekt und die Portalübertragung erfolgreich, erhalten Sie eine grüne Erfolgsmeldung

 

Hinweis: Die Adresse wird standardmäßig nicht übertragen, außer Sie aktivieren es. Klicken Sie dazu auf die Drei-Punkte und legen den Schalter "Adresse mit veröffentlichen" um. 

 

5.3 Immobilie von einem Portal entfernen

Klicken Sie hierzu auf den grünen Schalter neben den Portal, dann wird die Immobilie vom Portal entfernt und der Schalter wird grau: