Diese Anleitung gilt für folgende FLOWFACT-Produkte: |
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In dieser FAQ möchten wir Ihnen allgemeine Hinweise und Tipps zur Sicherheit Ihres FLOWFACT-Accounts geben. Wie Sie z.B. Rechteschablonen, Benutzerrollen und Benutzergruppen einrichten, erfahren Sie in folgenden Anleitungen:
Berechtigungen: Rechteschablonen
Berechtigungen: Benutzergruppen verwalten
Benutzerverwaltung: Benutzer neu erstellen und Benutzerrollen zuweisen
Mailkonten sichern
Wir empfehlen jedes Mailkonto mit einer Zwei-Wege-Authentifizierung bei Ihrem Mailkonto-Anbieter zu sichern, sodass das Risiko eines Hackangriffs minimiert wird.
Beachten Sie bitte: Damit Sie das betroffene Mailkonto weiterhin in FLOWFACT genutzt werden kann, ist es erforderlich, dass ein App-Passwort eingerichtet wird, das nur für FLOWFACT verwendet wird. Das Vorgehen ist bei jedem Anbieter unterschiedlich, bitte wenden Sie sich daher ggf. an Ihren Anbieter, um Unterstützung bei der Einrichtung zu erhalten. Eine beispielhafte Anleitung zum Anbieter Google finden Sie unter folgendem Link:
GMail/Google/G-Suite: Kontoeinstellungen für den Mailabruf im FLOWFACT
Passwörter für Schnittstellen & allgemeine E-Mail-Konten
Die Passwörter für Portalschnittstellen (z.B. Immobilienscout24) und Mailkonten, die von mehreren Mitarbeiter:innen verwendet werden sollten nur wenigen und vertrauenswürdigen Personen zugänglich werden.
- Sollten nur wenigen und ausgewählten Personen zugänglich sein
- Wenn Mitarbeiter:innen mit Kenntnis über Ihre Passwörter das Unternehmen verlassen, dann sollten diese geändert werden. Der betroffene Benutzeraccount in FLOWFACT sollte deaktiviert werden, sodass kein Login über diesen mehr möglich ist:
Benutzerverwaltung: Benutzer deaktivieren
Logindaten für Benutzerkonten
Die Logindaten für einzelne FLOWFACT-Benutzerkonten sollten nur der betreffenden Person zugänglich sein, diese ist auch die Einzige, die Anpassungen an den Zugangsdaten vornehmen kann. Hintergrund ist die Rückverfolgbarkeit von Aktionen und Sicherheit Ihres FLOWFACT-Accounts. Wird ein FLOWFACT-Benutzerkonto von mehreren Personen genutzt, ist nicht mehr ersichtlich, wer beispielsweise Datensätze verändert oder gelöscht hat.
- Logindaten sollten nur der Person zur Verfügung stehen, die den FLOWFACT-Account nutzt. Sind Ihre Logindaten bereits anderen Personen bekannt, so können Sie diese gemäß folgender Anleitung ändern:
Benutzername und Passwort ändern - Wird das Benutzerkonto nicht mehr benötigt, deaktivieren Sie es bitte über die Benutzerverwaltung, so ist kein Login mehr möglich:
Benutzerverwaltung: Benutzer deaktivieren
Passwörter für individuelle Mailkonten
Wir empfehlen, dass das Passwort nur der jeweiligen Person und/oder einem internen IT-Ansprechpartner zur Verfügung gestellt wird.
- Passwort sollte nur dem jeweiligen Benutzer und vertrauenswürdigen Personen zugänglich sein
- Verlassen Mitarbeiter:innen, die das Passwort kannten, Ihr Unternehmen, ändern Sie dieses bitte
- Verlässt der Hauptnutzer des Mailkontos Ihr Unternehmen, dann sollte es deaktiviert werden. Sie können bei Ihrem Anbieter eine Weiterleitung auf ein anderes Mailkonto einrichten.
Checkliste: Mitarbeiter:in verlässt das Unternehmen
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Auf welche Passwörtern hatte die Person zugriff?
Betroffene Passwörter ggf. ändern -
Werden die zugewiesenen Mailkonten der Person noch benötigt und handelt es sich um Allgemeine oder Individuelle?
Allgemeine: Geben Sie uns bitte hierzu eine Rückmeldung, wir können das Mailkonto für Sie einem anderen Benutzeraccount zuweisen:
Kontakt Service Desk Team
Individuelle: Deaktivieren Sie das Mailkonto in FLOWFACT und richten Sie ggf. übergangsweise eine Weiterleitung bei Ihrem E-Mail-Anbieter ein. Bitte beachten Sie, dass Sie Mailkonten mit Klarnamen (z.B. max.muster@beispiel.de), von Mitarbeiter:innen, die Ihr Unternehmen verlassen haben, nicht weiterführen dürfen. -
Ist die Person noch als Immobilienbetreuer:in in Objekten hinterlegt?
Falls ja, dann öffnen Sie bitte die betreffenden Immobilien und hinterlegen einen neuen Ansprechpartner:
Immobilienbetreuer:in anpassen -
Sind alle vorherigen Punkte geklärt, dann kann der Benutzeraccount deaktiviert werden:
Benutzerverwaltung: Benutzer deaktivieren