E-Mail Konto einrichten

Im folgenden Artikel wird das Anlegen eines E-Mail Kontos in FLOWFACT und die Einrichtung der Sychronisation von dessen Terminen und Kontakten beschrieben.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Wechseln Sie in den Bereich Einstellungen> Persönliches Profil> Persönliche E-Mail-Synchronisierung über das Zahnradsymbol.

2. Verknüpfen Sie über Konto hinzufügen ein neues E-Mail-Konto mit FLOWFACT.

3. Im nächsten Fenster wählen Sie aus, ob es sich bei dem Konto um ein Exchange/Microsoft Office 365-Konto oder ein IMAP/SMTP-Konto handelt. Anbei ein Screenshot:

Bei der Verwendung von Exchange/Office

4. zunächst tragen Sie im darauf folgenden Fenster Ihre E-Mail-Adresse ein.

5. Anschließend wählen Sie Exchange als E-Mailprovider aus.

6. Im Folgenden geben Sie das zugehörige Passwort und Benutzernamen für die zuvor gewählte E-Mailadresse ein.

7. Danach bestätigen Sie die Eingabe mit 'SIGN IN' - Das Exchange/Office-E-Mailkonto ist somit eingerichtet.

Sollte der verwendete Exchange-Server vom Standard abweichende Serverdaten verwenden, so können Sie diese über Advanded Settings angeben.

Wichtig bei Anmeldeproblemen von Exchangekonten im Flowfact:

1. Wenn bei Ihnen die Two factor Authentifizierung aktiviert ist, benötigen Sie ein App Password: siehe auch https://support.microsoft.com/en-us/help/12409/microsoft-account-app-passwords-and-two-step-verification.

2. Sollte Ihr Mailkonto noch keine OAuth-Identifizierung unterstützen, so ist erforderlich, dass Ihr Exchange-Systemadmin zunächst eine Flowfact Azure-App einmalig für Ihr Exchange-Konto registriert (hierzu sind die Admin-Zugangsdaten Ihres Exchange-Kontos erforderlich). Anbei finden Sie eine Anleitung hierzu: https://docs.nylas.com/docs/admin-approval

Eigener Exchange Server:

Oft kommt es zu Problemen beim Sync der Emails mit Exchange Konten. Da die Probleme öfter auch durch falsch konfigurierte Exchange Server kommen, möchten wir Ihnen gerne dieses Vorgehen empfehlen.

1. Zunächst sollte im FLOWFACT überprüft werden, ob der Account erfolgreich authentifiziert werden konnte.

2. Danach sollte geschaut werden, ob überhaupt schon einmal E-Mails ins FLOWFACT gesynct werden konnten.

3. Wenn ja, dann kontaktieren Sie uns zur weiteren Überprüfung.

4. Wenn nein, dann prüfen Sie bitte nachfolgende Schritte:

- Nylas nutzt den ActiveSync von Exchange für die Synchronisation. Deshalb sollte zuerst überprüft werden, ob dieser überhaupt funktioniert: https://docs.nylas.com/docs/testing-exchange-autodiscovery

- Darüber hinaus kann geschaut werden, ob Nylas sich richtig verbunden hat mit dem Exchange-Server und ggf. können die Logs in Exchange aktiviert werden. Die Anleitung hierfür findet sich hier: https://docs.nylas.com/docs/gathering-exchange-logs

- Es kann zu Problemen mit dem Zwischenzertifikat kommen, wenn Sie einen eigenen Exchange-Server nutzen. Bitte prüfen Sie über den SSL-Checker, ob Fehler vorliegen: https://www.sslshopper.com/ssl-checker.html

- Prüfen Sie bei Fehlfunktionen bitte unter https://testconnectivity.microsoft.com/tests/o365 ob es sich um ein Problem mit Ihren Synchronisationseinstellungen handelt, testen Sie hierzu bitte den Exchange Activesync.

OAuth Authentifizierung

Bei neu erstellten Nylas Exchange Konten muss man sich primär über das sogenannte OAuth authentifizieren. Bereits bestehende Konten werden erst im Zuge einer Neuauthentifizierung umgestellt. Der Nutzer muss sich einmalig über eine Azure App registrieren.

Sollten Sie ein Konto besitzen, welches kein OAuth unterstützt (z.B. outlook.com), erkennt Nylas dies und bietet Ihnen alternative Authentifizierungsmöglichkeiten an.

Bei der Verwendung von IMAP/SMTP

5. Füllen Sie die entsprechenden Felder mit den Zugangsdaten und Servereinstellungen Ihres E-Mailkontos. Alle notwendigen Informationen hierzu erhalten Sie von Ihrem Provider.

6. Mit E-Mailkonto verknüpfen bestätigen Sie die Angaben. Somit ist jenes in FLOWFACT eingerichtet.

Die Einrichtung des E-Mail Kontos ist damit abgeschlossen.

Die Synchronisation von Kontakten und Terminen

Wählen Sie das entsprechende E-Mailkonto aus. Anschließend können Sie durch die Schieberegler die Sychronisation des Kalender oder der Kontakte aktivieren, beziehungsweise deaktivieren.